1、采購(gòu)部門的職能有哪些?
采購(gòu)部門的職能主要包括:
。1)及時(shí)掌握所需要的采購(gòu)信息,保持良好的內(nèi)部溝通。
。2)調(diào)查和掌握生產(chǎn)所用物料的供貨渠道,尋找物料供應(yīng)來源。
。3)建立供應(yīng)商檔案,與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò),以防止緊急狀況時(shí)找不到替代的供應(yīng)商。
。4)參考原料市場(chǎng)行情,要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)。
(5)對(duì)供應(yīng)商的供應(yīng)價(jià)格、材料質(zhì)量、交貨期等作出評(píng)估,了解公司主要物料的市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì),制作采購(gòu)文件,采購(gòu)所需的物料。
。6)按照采購(gòu)合同協(xié)調(diào)供應(yīng)商的交貨期。
。7)協(xié)助質(zhì)量部門檢查進(jìn)廠物料的數(shù)量與質(zhì)量。
。8)協(xié)助物料控制部門對(duì)呆滯料與廢料進(jìn)行預(yù)防和處理。
2、采購(gòu)的質(zhì)量保證協(xié)議主要有哪些作用與內(nèi)容?
。1)質(zhì)量保證協(xié)議的作用:
、賹(duì)供應(yīng)商明確地提出質(zhì)量要求,協(xié)議中規(guī)定的質(zhì)量要求和檢驗(yàn)、試驗(yàn)與抽樣方法應(yīng)得到雙方認(rèn)可和充分理解。
、谕ㄟ^與供應(yīng)商的配合來保證采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量。
。2)質(zhì)量保證協(xié)議的要求:
、儋|(zhì)量保證要求應(yīng)得到雙方認(rèn)可,防止給今后的合作留下隱患。
、谫|(zhì)量保證協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確檢驗(yàn)的方法及要求。
③ 質(zhì)量保證協(xié)議上提出的質(zhì)量要求應(yīng)考慮成本和風(fēng)險(xiǎn)等方面的內(nèi)容。
。3)質(zhì)量保證協(xié)議中提出的質(zhì)量保證要求可包括下列內(nèi)容:
、 雙方共同認(rèn)可的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)。
、谟晒⿷(yīng)商實(shí)施質(zhì)量管理體系,由公司第三方對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量體系進(jìn)行評(píng)價(jià)。
、 本公司的接收檢驗(yàn)方法(包括允收水準(zhǔn)AQL的確定)
、芄⿷(yīng)商提交檢驗(yàn)、試驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄。
、萦晒⿷(yīng)商進(jìn)行全檢或抽樣檢驗(yàn)與試驗(yàn)。
、迿z驗(yàn)或試驗(yàn)依據(jù)的規(guī)程/規(guī)范。
、 使用的設(shè)備工具和工作條件,明確方法、設(shè)備、條件和人員技能方面的規(guī)定等。
3、降低采購(gòu)成本的途徑有哪些?
降低采購(gòu)成本的途徑主要有:
(1)尋求更合適的供應(yīng)商。
。2)尋找更可能代替的物料。
(3)改善采購(gòu)技術(shù),比如增加采購(gòu)數(shù)量。
(4)改進(jìn)原有設(shè)計(jì).
。5)改善儲(chǔ)運(yùn)方法,降低庫存.
。6)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)。
4、采購(gòu)程序包括哪些內(nèi)容?
。1)制定并實(shí)施控制采購(gòu)質(zhì)量的程序,以確保對(duì)供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn)品的質(zhì)量控制。
。2)確保供應(yīng)商準(zhǔn)確地理解采購(gòu)產(chǎn)品的要求。
。3)確保向合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。應(yīng)評(píng)審每一個(gè)供應(yīng)商提供合格產(chǎn)品的能力。
。4)應(yīng)與供應(yīng)商達(dá)成明確的質(zhì)量保證協(xié)議,就驗(yàn)證方法達(dá)成明確的協(xié)議,以確保驗(yàn)證結(jié)果的統(tǒng)一。
。5)應(yīng)與供應(yīng)商制定解決質(zhì)量問題的方法。
。6)應(yīng)保存與接收的產(chǎn)品有關(guān)的質(zhì)量記錄和對(duì)采購(gòu)進(jìn)行控制的有關(guān)的質(zhì)量記錄,以利于及時(shí)解決和處理有關(guān)質(zhì)量事宜。
5、采購(gòu)工作應(yīng)如何具體實(shí)施?
采購(gòu)工作由四具環(huán)節(jié)組成,而每個(gè)環(huán)節(jié)又由若干個(gè)步驟組成。
。1)采購(gòu)計(jì)劃
計(jì)劃的目的是根據(jù)客戶需求及生產(chǎn)能力制訂采購(gòu)計(jì)劃,做好綜合平衡,以便保證物料及時(shí)供應(yīng),同時(shí)降低庫存及成本,減少急單。
主要環(huán)節(jié)有:評(píng)估訂單需求、計(jì)算訂單容量、制定訂單計(jì)劃。
。2)供應(yīng)商評(píng)估
供應(yīng)商評(píng)估的目的是滿足采購(gòu)對(duì)質(zhì)量、成本、供應(yīng)、服務(wù)等方面的要求。
供應(yīng)商評(píng)估的主要環(huán)節(jié)有:供應(yīng)商評(píng)估的準(zhǔn)備、初選供應(yīng)商、試制、批量試驗(yàn)、確定供應(yīng)商名單。
(3)采購(gòu)訂單
發(fā)送訂單的目的是為生產(chǎn)部門提供合格的原材料和配件,同時(shí)對(duì)供應(yīng)商群體績(jī)效表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)反饋。
主要環(huán)節(jié)有:訂單準(zhǔn)備、選擇供應(yīng)商、簽訂合同、合同執(zhí)行跟蹤。
(4)采購(gòu)管理
采購(gòu)管理的主要目的是正確執(zhí)行企業(yè)的采購(gòu)原則。
主要環(huán)節(jié)有:?jiǎn)螕?jù)審批,包括計(jì)劃、評(píng)估報(bào)告、訂單合同、付款審核與批準(zhǔn)。
6、如何準(zhǔn)備采購(gòu)訂單計(jì)劃?
。1)了解市場(chǎng)需求
任何一家生產(chǎn)型企業(yè),要想制訂較為準(zhǔn)確的訂單計(jì)劃,首先必須熟知市場(chǎng)需求計(jì)劃,從市場(chǎng)需求的進(jìn)一步分解中制訂生產(chǎn)需求計(jì)劃,再根據(jù)年度計(jì)劃制訂季度、月度計(jì)劃。
(2)了解生產(chǎn)需求
、贋榱死诶斫馍a(chǎn)物料需求,采購(gòu)計(jì)劃人員須熟知生產(chǎn)計(jì)劃工藝常識(shí)。
、谖锪闲枨笥(jì)劃來源于:生產(chǎn)計(jì)劃、獨(dú)立需求的預(yù)測(cè)、物料清單文件、庫存文件。
。3)準(zhǔn)備訂單基本資料
訂單基本資料包括:
、 訂單物料的供應(yīng)商信息
、趯(duì)同時(shí)有多家供應(yīng)商的物料來說,每個(gè)供應(yīng)商分?jǐn)偟南聠伪壤,該比例由采?gòu)人員進(jìn)行協(xié)調(diào)。
③ 訂單周期,訂單制訂人員根據(jù)生產(chǎn)需求的物料項(xiàng)目,從信息系統(tǒng)中查詢了解該物料的采購(gòu)基本參數(shù)。
。4)制訂訂單計(jì)劃所需資料
訂單計(jì)劃所需要的資料的內(nèi)容包括:
、傥锪厦Q、需求數(shù)量、到貨日期。
、谟袝r(shí)會(huì)附有市場(chǎng)需求計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、訂單基本資料等。
7、物料清單文件是如何生成的?
。1)物料清單是制造企業(yè)的核心文件,采購(gòu)部門要根據(jù)物料清單確定采購(gòu)計(jì)劃,生產(chǎn)部門要根據(jù)物料清單安排生產(chǎn),財(cái)務(wù)部門要根據(jù)物料清單計(jì)算產(chǎn)品成本,計(jì)劃部門要根據(jù)物料清單確定物料的需求計(jì)劃,其他銷售、存儲(chǔ)等部門都要用到物料清單。
。2)物料清單包含了構(gòu)成產(chǎn)品的所有裝配件、零部件和原材料信息,為編制物料需求計(jì)劃提供產(chǎn)品組成信息。
。3)企業(yè)物料清單應(yīng)該由專職部門統(tǒng)一存放、維護(hù)、更新、管理,并建有物料清單數(shù)據(jù)庫,以保證物料清單的準(zhǔn)確性、完整性和通用性,提高使用查詢效率,應(yīng)避免物料清單由各部門各自存放的做法,
。4)物料清單的制定。由產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員從產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙中提取數(shù)據(jù)生成該最終組成產(chǎn)品的所有零部件及組件清單,形成產(chǎn)品的物料清單。
8、怎樣準(zhǔn)備采購(gòu)訂單?
(1)熟悉需求訂單操作的物料項(xiàng)目
訂單的種類很多,訂單人員首先應(yīng)熟悉訂單計(jì)劃,花時(shí)間去了解物料項(xiàng)目,花時(shí)間去了解和料技術(shù)資料等:直接從國(guó)外采購(gòu)可能獲得較好的質(zhì)量和較低的價(jià)格,但同時(shí)增加了訂單環(huán)節(jié)的操作難度,手續(xù)復(fù)雜,交貨期長(zhǎng).
(2)比較/確認(rèn)價(jià)格
采購(gòu)人員有權(quán)力向供應(yīng)商群體中價(jià)格最適當(dāng)?shù)墓⿷?yīng)商下達(dá)訂單/合同,以維護(hù)企業(yè)的最大利益.
(3)確認(rèn)需求材料的標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量
9、如何進(jìn)行采購(gòu)合同的跟蹤?
(1)跟蹤工藝文件
、賹(duì)任何外協(xié)件(需要供應(yīng)商加工的物料)的采購(gòu),訂單人員都應(yīng)對(duì)提供給供應(yīng)商的工藝文件進(jìn)行跟蹤。
、谌绻l(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒有相關(guān)工藝文件,或者工藝文件有質(zhì)量、貨期問題,應(yīng)及時(shí)提醒供應(yīng)商修改。
③要求供應(yīng)商及時(shí)代貨,如果不能保質(zhì)、保量、準(zhǔn)時(shí)供貨,則要按照合同條款進(jìn)行賠償。
(2)跟蹤供應(yīng)商的原材料
個(gè)別供應(yīng)商接到合同后就認(rèn)為“大功告成”,必要時(shí)必須提醒供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備原材料,特別是對(duì)一些信譽(yù)差/合作少的供應(yīng)商更要警惕。
(3)跟蹤加工過程
對(duì)于一次性/大開支的項(xiàng)目采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、建筑采購(gòu)等,為了保證貨期、質(zhì)量、采購(gòu)人員需要對(duì)加工過程進(jìn)行監(jiān)控,甚至要參加其加工過程的監(jiān)理工作。
。4)跟蹤總裝及測(cè)試
總裝及測(cè)試是產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié),需要采購(gòu)人員有較好的專業(yè)背景和行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)。
。5)跟蹤包裝入庫
采購(gòu)人員可以通過電話方式了解物料的入庫信息。對(duì)重要物料,采購(gòu)人員最好去供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察。
對(duì)一些緊急物料,采購(gòu)人員要進(jìn)行全力跟蹤;對(duì)長(zhǎng)期持續(xù)穩(wěn)定供應(yīng)的供應(yīng)商可以考慮免去合同跟蹤環(huán)節(jié)。
10、常用的合同條款包含什么內(nèi)容?
一份正規(guī)的買賣合同主要包括以下內(nèi)容:
。1)名稱
。2)編號(hào)
。3)簽訂日期
。4)簽訂地點(diǎn)
。5)買賣雙方的名稱
。6)地址
。7)合同序言
。8)商品名稱
。9)質(zhì)量規(guī)格
。10)數(shù)量
。11)包裝
。12)單價(jià)與總價(jià)
(13)到貨期限
。14)到貨地點(diǎn)
。15)付款
(16)保險(xiǎn)
。17)商品檢驗(yàn)
(18)仲裁
。19)不可抗力
。20)合同的份數(shù)
。21)使用語言及其效力
。22)附件
。23)合同生效日期
。24)雙方的簽字蓋章
以下為可選擇部分
。1)保值條款
。2)價(jià)格調(diào)整條款
。3)誤差范圍條款
。4)法律適用條款