采購管理涉及到企業(yè)資金的使用和庫存的變化，還涉及到對外交流等，事項繁多，是供應(yīng)鏈中容易發(fā)生問題的一環(huán)，常見的采購管理問題主要有以下幾種。

 

1、采購制度不規(guī)范

 

       采購制度不健全或有漏洞，執(zhí)行不到位或監(jiān)督考核不力，導(dǎo)致采購業(yè)務(wù)人員出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為。

 

2、采購計劃頻繁變更

 

       由于物料需求計劃不明確、不及時，導(dǎo)致采購計劃變更頻繁，不能有效地滿足企業(yè)生產(chǎn)和運(yùn)營發(fā)展的需求。

 

3、采購職責(zé)不明確

 

       采購業(yè)務(wù)過程中相關(guān)人員的職責(zé)不清，審核審批程序不規(guī)范，可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)損失、資源浪費(fèi)、以及徇私舞弊現(xiàn)象。

 

4、采購方式不恰當(dāng)

 

       沒有選擇最適合當(dāng)前需要的采購方式，最終導(dǎo)致采購過程不順暢，采購質(zhì)量不理想，造成采購資金浪費(fèi)和流失。

 

5、供應(yīng)商選擇不當(dāng)

 

       供應(yīng)商選擇和評估時未按照應(yīng)有標(biāo)準(zhǔn)和程序，在選擇供應(yīng)商時沒有做好調(diào)查，對其供應(yīng)能力沒有做好評估，最終導(dǎo)致供應(yīng)端出問題。

 

6、采購合同內(nèi)容不完善

 

       采購合同或購買協(xié)議條款權(quán)責(zé)不清，或不符合國家相關(guān)規(guī)定及貿(mào)易政策，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)糾紛和經(jīng)濟(jì)損失。

 

7、采購驗收程序不規(guī)范

 

       采購驗收程序不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購物料質(zhì)量不過關(guān)，影響企業(yè)的正常生產(chǎn)，歡迎關(guān)注供應(yīng)商管理和開發(fā)公眾號還有可能造成賬實不符。

 

8、采購成本過高

 

       影響采購成本過高的原因有很多，比如采購時機(jī)不恰當(dāng)，物料價格過高；或者采購方式選擇不恰當(dāng)，導(dǎo)致采購成本上升等等。

 

9、采購交期延遲或提前

 

       影響采購交期延遲或提前的原因主要包括供應(yīng)商的責(zé)任、采購業(yè)務(wù)人員的職責(zé)、其他相關(guān)部門的責(zé)任以及溝通不良所致原因等。

 

 

二、采購?fù)袋c總結(jié)

 

       采購工作在實際運(yùn)作匯總可能出現(xiàn)各種各樣的問題，但是對于一個具備成熟采購能力的企業(yè)而言，很多問題都可以通過企業(yè)強(qiáng)有力的管理能力避免。但還有一些問題，長期以來對企業(yè)采購管理工作有重要影響，且是采購管理中最具有普遍性的、最受關(guān)注的問題，即采購管理的痛點。主要有以下幾個方面。

 

1、采購需求如何確認(rèn)

 

采購需求確認(rèn)時，要注意以下幾個要點。

 

（1）及時統(tǒng)計需求

 

        采購相關(guān)人員要及時收集各相關(guān)部門的采購需求，并統(tǒng)計相關(guān)需求物資的規(guī)格、數(shù)量、時間等信息。一般而言，采購需求的內(nèi)容主要有生產(chǎn)物料、辦公用品、生產(chǎn)設(shè)備等。

 

（2）做好采購需求預(yù)測

 

       采購人員可以通過分析市場調(diào)查結(jié)果、企業(yè)采購歷史記錄等信息資料，預(yù)測企業(yè)下一采購階段的需求。

 

（3）編制需求計劃

 

       提前制定計劃可保證采購工作有條不紊地進(jìn)行。采購相關(guān)人員在需求預(yù)測后可預(yù)編制需求計劃，等采購需求正式被提交后，再將需求預(yù)測結(jié)果、預(yù)編制采購計劃與實際采購需求進(jìn)行對比，分析各項差異及其原因，最后調(diào)整需求計劃。

 

2、采購價格如何控制

 

       對于企業(yè)而言，其根本目的是盈利，因此企業(yè)的任何工作都要創(chuàng)造利益。采購看起來是一項花錢的工作，但是采購工作必然會對供應(yīng)鏈下游工作產(chǎn)生影響，直接影響企業(yè)是否能盈利。因此不難理解，采購價格是采購中的一大痛點

 

       采購價格，不僅僅是采購成本的主要構(gòu)成部分，也是企業(yè)供應(yīng)鏈下游工作能夠盈利的重要因素，在計算總成本時，必然會將采購價格納入其中。

 

       通常來說，企業(yè)在與供應(yīng)商接洽前，都會根據(jù)往期經(jīng)驗、行業(yè)生態(tài)以及詳盡的市場調(diào)研來制定一個價格區(qū)間，在實際與供應(yīng)商談判時，要將采購價格控制在這個區(qū)間內(nèi)，否則，后續(xù)的采購將會是無意義的（也有特殊情況，如打開市場、建立合作基礎(chǔ)時可能會有一定讓價）。

 

       在進(jìn)行采購價格管理時，企業(yè)相關(guān)采購人員一般需要熟練掌握常見的價格判斷公式，如采購價格變化=實際價格一計劃價格，采購價格總變化=(實際價格一計劃價格)×采購數(shù)量等，歡迎關(guān)注供應(yīng)商管理和開發(fā)公眾號通過這些公式，采購人員可以清晰看出實際價格與計劃價格是否存在明顯的差異，以便做好價格談判。

 

       另外，企業(yè)需要在長期合作的供應(yīng)商與價格之間做好取舍，不能輕易因為一次價格實惠而放棄長期合作的供應(yīng)商，也不能因為對方是長期合作的供應(yīng)商而接受對方無理調(diào)價，采購人員要從自身企業(yè)利益出發(fā)，全局、長遠(yuǎn)地考慮問題。

 

3、采購質(zhì)量如何保證

 

       品質(zhì)是品牌立足的根本，但如果供應(yīng)商供應(yīng)的物料質(zhì)量存在問題，則可能導(dǎo)致產(chǎn)品品質(zhì)受損，即使企業(yè)發(fā)現(xiàn)并退換合格物料，也會造成時間成本的損失。因此，在進(jìn)行采購成本管理時，企業(yè)一定不能忽視質(zhì)量問題。

 

       所以質(zhì)量績效分解應(yīng)當(dāng)放在首位。挖掘供應(yīng)商的問題，通過不斷改進(jìn)來確立全面材料供應(yīng)鏈的專業(yè)化管理，從而獲得明顯的競爭優(yōu)勢。

 

       質(zhì)量問題的解決，需要在確定合作之前就完成。企業(yè)需要對供應(yīng)商的品質(zhì)能力進(jìn)行有效評估，確保供應(yīng)商具備相應(yīng)的生產(chǎn)資質(zhì)、質(zhì)量認(rèn)證，以及全面質(zhì)量管理(檢驗測試等管理手段。

 

       在后續(xù)合作中，企業(yè)也要建立完善的驗收制度，對物料質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格檢驗。當(dāng)然，針對不同的物料，關(guān)于物料質(zhì)量的評估要求和相應(yīng)指標(biāo)也各有不同，企業(yè)可以按照需求進(jìn)行制定。

 

4、采購與生產(chǎn)如何協(xié)調(diào)

 

        除辦公用品等特殊采購物品外，采購的一大重要目的就是為了生產(chǎn)，采購與生產(chǎn)是息息相關(guān)的。采購部門為生產(chǎn)部門提供生產(chǎn)所需的物料或設(shè)備，二者關(guān)系密切但有不同的立場。通常生產(chǎn)部門都希望所需要的物料或設(shè)備能快速、準(zhǔn)確、高質(zhì)量地供應(yīng)，以免耽誤生產(chǎn)計劃；而采購部門則希望能有充分時間進(jìn)行調(diào)查、評估、談判等，這都是基于采購成本而考慮。

 

       因此，為確保生產(chǎn)所需物料或設(shè)備供應(yīng)的穩(wěn)定性，采購部門和生產(chǎn)部門需要頻繁、及時、高效溝通。生產(chǎn)部門的采購需求，應(yīng)盡量提前、完整、詳盡地提供給采購部門，方便采購部門有充裕的時間做采購準(zhǔn)備。而采購部門則需要隨時通知生產(chǎn)部門采購進(jìn)度，尤其出現(xiàn)變動時，要及時反饋。

 

       企業(yè)可制定采購與生產(chǎn)乃至其他各部門的溝通交流制度，規(guī)定溝通交流的時間節(jié)點、溝通內(nèi)容等，確保各部門之間溝通順暢、工作高效。