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一、餐飲采購(gòu)的概念
采購(gòu)是餐飲業(yè)單位根據(jù)需求提出采購(gòu)計(jì)劃、審核計(jì)劃、選好供應(yīng)商、經(jīng)過商務(wù)談判確定價(jià)格、交貨及相關(guān)條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過程。在餐館運(yùn)作中的“進(jìn)”、“銷”、“存”三大項(xiàng)工作中，采購(gòu)的進(jìn)貨工作占其首位
二、餐飲采購(gòu)及其基本流程
1、 由原料使用部門（如廚房等）制訂采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)采購(gòu)部審核，再報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批。
2、 按計(jì)劃或根據(jù)營(yíng)業(yè)需要由物品使用部門或倉(cāng)庫(kù)提出采購(gòu)申請(qǐng)，報(bào)采購(gòu)部審核，再報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批。
3、 進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃和市場(chǎng)調(diào)查，選擇好供應(yīng)商，由采購(gòu)部與供貨單位商洽談判，簽訂供貨合同或訂單。
4、 供貨單位按合同規(guī)定及時(shí)送貨。
5、 采購(gòu)部通知驗(yàn)收部門驗(yàn)收貨物。
6、 驗(yàn)收合格后入庫(kù)。
7、 財(cái)務(wù)部憑收貨憑證付款結(jié)帳。
8、 倉(cāng)庫(kù)根據(jù)使用部門領(lǐng)料要求發(fā)貨。
以上的8個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成了一個(gè)完整的采購(gòu)流程，如果我們更簡(jiǎn)單地劃分，餐飲采購(gòu)可以分為以下四個(gè)環(huán)節(jié)：采購(gòu)、驗(yàn)收、倉(cāng)管、發(fā)放。這最基本的四個(gè)環(huán)節(jié)通常稱為餐飲采貯管理流程。
三、餐飲采購(gòu)員的崗位職責(zé)
職務(wù)：采購(gòu)員
報(bào)告對(duì)象：采購(gòu)部經(jīng)理
督導(dǎo)聯(lián)系部門：酒店各部門
餐飲采購(gòu)員崗位職責(zé)：
1、經(jīng)常到各部門了解物資使用情況及請(qǐng)購(gòu)物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量，避免錯(cuò)購(gòu)；
2、認(rèn)真核實(shí)各部門的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)倉(cāng)庫(kù)存貨情況，定出實(shí)際采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)定型、常用物資按庫(kù)存規(guī)定及時(shí)辦理。防止物資積壓，做好物資使用的周期計(jì)劃；
3、對(duì)各部門所需物資按急先緩后的原則安排采購(gòu)，積極與供貨單位經(jīng)常取得聯(lián)系；
4、嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)制度，購(gòu)進(jìn)的一切貨物首先辦理進(jìn)倉(cāng)手續(xù)，然后到財(cái)務(wù)報(bào)帳，不拖帳、掛帳；
5、與倉(cāng)庫(kù)聯(lián)系，落實(shí)當(dāng)天的物資的實(shí)際到貨的品種、規(guī)格、數(shù)量，把好質(zhì)量關(guān)。然后通知申購(gòu)部門，及時(shí)領(lǐng)出；
6、盡量做到單據(jù)（或發(fā)票）隨貨同行，交倉(cāng)管員驗(yàn)收，如因省外物資不能單據(jù)隨貨同行，應(yīng)預(yù)先根據(jù)合同數(shù)量通知倉(cāng)管員做好收貨準(zhǔn)備；
7、下班前，做好當(dāng)天工作情況記錄和明天工作計(jì)劃；
餐飲采購(gòu)員上崗條件：
1、具有中專以上文化程度；
2、具有較強(qiáng)的工作責(zé)任感和事業(yè)心；
3、原則性強(qiáng)，工作細(xì)心，能吃苦耐勞；
四、餐飲采購(gòu)員工作流程
1、食品采購(gòu)：
1）由倉(cāng)管部根據(jù)各營(yíng)業(yè)點(diǎn)需要，訂出各類正常庫(kù)存貨物的月度使用量，交總經(jīng)理審批，然后交采購(gòu)部計(jì)劃采購(gòu)，另由倉(cāng)管部根據(jù)食品部門的需要情況，定出各類物資的最高存量和最低存量；
2）為了加強(qiáng)采購(gòu)工作的計(jì)劃性和提高工作效率，各類貨物基本采取定期補(bǔ)給的方法；
3）大米、面粉（含面粉干制品）、進(jìn)口餐料、酒類、干貨等可每月進(jìn)貨一次；
4）糖、飲料可每15天進(jìn)貨一次；
5）油類、調(diào)類品類、箱裝凍品可每周進(jìn)貨一次；
6）鮮活類及米面濕制品可不做庫(kù)存，每天根據(jù)飲食部門之訂貨計(jì)劃如數(shù)采購(gòu)；
2、食品請(qǐng)購(gòu)：
1）倉(cāng)管部的正常庫(kù)存補(bǔ)充計(jì)劃，須根據(jù)該部制定并經(jīng)總經(jīng)理審批同意的月度計(jì)劃而填寫請(qǐng)購(gòu)單，提前十天交采購(gòu)部經(jīng)理審批后交采購(gòu)員辦理；
2）每日進(jìn)貨的鮮活類，由餐飲部主廚于進(jìn)貨前一天的晚上8：00前填好的請(qǐng)購(gòu)單送交采購(gòu)部經(jīng)理審批后交采購(gòu)員辦理（特殊情況或特殊品種可由倉(cāng)管部作出適當(dāng)庫(kù)存）；
3）計(jì)劃外的急購(gòu)申請(qǐng)，須由使用部門向倉(cāng)管部門填制請(qǐng)購(gòu)單，由中、西廚總廚簽字批準(zhǔn)后，交采購(gòu)部及時(shí)辦理；
4）非采購(gòu)部人員對(duì)客戶下達(dá)的采購(gòu)指令，一律無(wú)效；
3、采購(gòu)定價(jià)：
1）屬于倉(cāng)管部正常庫(kù)存的貨物采購(gòu)，采購(gòu)員須將三家以上報(bào)價(jià)（人民幣）報(bào)采購(gòu)部經(jīng)理審定后方可辦理；
2）干貨、海味、糖、油、面及其制品等，每月一期定價(jià)方法如上；
4、采購(gòu)流程
1）采購(gòu)部根據(jù)倉(cāng)管填制的各類品種、規(guī)格、數(shù)量的請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行購(gòu)買；
2）食品采購(gòu)人員落實(shí)采購(gòu)計(jì)劃后，須將供貨客戶、供貨時(shí)間、品種、數(shù)量、單價(jià)等情況通知倉(cāng)管部，以便倉(cāng)管部驗(yàn)收；
3）驗(yàn)收手續(xù)按倉(cāng)管部和管理細(xì)則辦，倉(cāng)管部應(yīng)及時(shí)將驗(yàn)收情況通知采購(gòu)部以便及時(shí)處理，保證供應(yīng)；
5、退、換貨：
1）倉(cāng)管部人員須根據(jù)倉(cāng)管驗(yàn)收細(xì)則嚴(yán)格驗(yàn)收進(jìn)倉(cāng)物料，如發(fā)現(xiàn)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量問題，應(yīng)拒絕收貨；
2）如需退、換貨的，由倉(cāng)管員填寫“商品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告”經(jīng)該部經(jīng)理同意后交采購(gòu)部辦理退貨手續(xù)，鮮活類貨物如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)盡量在當(dāng)天內(nèi)提出，逾期由餐飲部、倉(cāng)管部負(fù)責(zé)；
3）所有物料驗(yàn)收合格并辦妥進(jìn)倉(cāng)手續(xù)后，所發(fā)生的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等問題，由倉(cāng)管部負(fù)責(zé)處理；
6、提貨：
1）品采購(gòu)原則上須要求貨主送貨上門；
2）特殊品種或特殊情況，須到市內(nèi)或車站、碼頭、機(jī)場(chǎng)提貨的，均由采購(gòu)部負(fù)責(zé)；
7、新貨物料樣品簽定：
1）中、西餐總廚如需要某種新的貨物或原料，須書面寫明品名及規(guī)格、質(zhì)量要求、使用起止日期，交倉(cāng)管部批轉(zhuǎn)采購(gòu)部；
2）采購(gòu)部接到通知后，安排采購(gòu)員首先將該項(xiàng)貨物或原料之樣品、價(jià)格呈交總廚鑒定；
3）由中、西廚認(rèn)可后，交采購(gòu)人員辦理；
8、物資采購(gòu)：
1）由使用部門根據(jù)營(yíng)業(yè)上的需要，提出購(gòu)買物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量，并說(shuō)明此物品是一次性使用或今后長(zhǎng)期使用計(jì)劃情況；
2）填寫請(qǐng)購(gòu)單，由部門經(jīng)理簽名后呈總經(jīng)理審批轉(zhuǎn)交采購(gòu)部辦理；
3）定價(jià)、退、換貨處理方法同食品采購(gòu)相同。
