企業(yè)的流程文件一般有以下四階：

 

　　質(zhì)量手冊(cè)（一階）， 程序文件（工作流程類）（二階），指導(dǎo)書、作業(yè)規(guī)范類文件（三階），記錄類（四階）。

 

　　重點(diǎn)先看二階，先把整個(gè)公司的運(yùn)作流程熟悉了再說。

 

　　熟悉完二階，再去看三階的。

 

　　公司的具體事務(wù)事情該怎么做（流程），做到什么程度（規(guī)范）在你心里要有一個(gè)大致的框架。

 

　　這么多資料當(dāng)然不可能一下子都記到腦子里。

 

　　但是你必須在心里有一個(gè)印象，出現(xiàn)問題了之后，你們能第一時(shí)間找到相應(yīng)的二階和三階文件查閱具體要求。

 

第二步 熟悉公司的實(shí)際運(yùn)作

 

　　可以對(duì)照二階、三階文件看實(shí)際的運(yùn)作。這么做可以加快你入職初期學(xué)習(xí)的效率。

 

　　正常情況下文件怎么規(guī)定實(shí)際的運(yùn)作就要怎么做。

 

　　但是有很多公司里面不是這樣的，多少都會(huì)背離要求，按照標(biāo)準(zhǔn)里面有規(guī)定不執(zhí)行就是不符合項(xiàng)了。但是這個(gè)時(shí)候不要傻傻的急著冒頭指責(zé)別人不按要求執(zhí)行，先了解情況再說。

 

　　在自己站穩(wěn)腳跟之前，低調(diào)學(xué)習(xí)。但是不管怎么樣，碰到問題一定要先記錄下來。在熟悉公司運(yùn)作的時(shí)候別忘了最重要的人--你的上司。碰到疑問，要及時(shí)向他請(qǐng)教。一定要珍惜你的新手期，過了這個(gè)新手保護(hù)期，你再去問一些公司基本運(yùn)作的事情，會(huì)被貼上“混日子”，“啥都沒學(xué)會(huì)”等標(biāo)簽。

 

第三步 了解各部門負(fù)責(zé)人的做事方式

 

　　一定要清楚他們的避諱，如果可以，了解他們的喜好。

 

　　最好的方式是找人事主管聊天請(qǐng)教。

 

　　為了更好的開展工作，先熟悉各部門負(fù)責(zé)人的性格特點(diǎn)，你只要提出要求，人事主管必然會(huì)幫你。一開始就和各部門主管打好關(guān)系是后面工作能夠順利開展的前提。

 

　　第四步 向各部門負(fù)責(zé)人請(qǐng)教約在他們方便的時(shí)候找他們聊天。

 

　　請(qǐng)教他們工作流程方面的事情，然后前面發(fā)現(xiàn)的實(shí)際工作和規(guī)定要求不一致的地方，也要告訴他們。

 

　　問他們知不知道？為什么會(huì)存在這種現(xiàn)象。很多前面碰到問題都能在這個(gè)環(huán)節(jié)得到解答。

 

　　第一步到第四步都是前期的學(xué)習(xí)和熟悉的部分，最好在一個(gè)月內(nèi)能夠完成。向各部門主管請(qǐng)教這種拜碼頭、秀存在感的事情，最好在前兩周就能完成。在此期間，上司安排做什么，你就做什么。

 

　　接下來講講進(jìn)入工作狀態(tài)該做什么？

 

第五步 和上司明確你的工作職責(zé)要求

 

　　在新手期，上司安排你做的任何事情都有助于你快速融入工作環(huán)境。

 

　　但是要注意工作職責(zé)的界定，臨時(shí)指派給你的非職責(zé)范圍的工作不要一不小心成為你的專職。

 

　　如果你有多余的精力還好說，就怕真正忙起來了，這些工作甩不掉。

 

　　除了職責(zé)的界定，還要清楚上司對(duì)你職責(zé)范圍內(nèi)的要求。

 

　　明確要求之后，你要先了解這么做的話需要什么樣的權(quán)限，需要哪些資源，適時(shí)的向上司提出資源需求。

 

　　質(zhì)量體系專員這個(gè)職位很特殊，如果是有專門的體系部門，那崗位權(quán)限就很清楚。

 

　　但是沒有體系部門的公司就很多樣化了，有向質(zhì)量經(jīng)理匯報(bào)的，有向質(zhì)量總監(jiān)、副總匯報(bào)的，甚至由直接向總經(jīng)理匯報(bào)的。

 

　　有些歸質(zhì)量部管，有些歸總經(jīng)辦管。

 

　　所以正式開展工作前一定要先弄清楚公司對(duì)你這個(gè)崗位的定位。

 

　　如果要推動(dòng)的事情超出你的權(quán)限范圍，一定要申請(qǐng)更高的權(quán)限。

 

第六步 梳理工作計(jì)劃（年度、月度、周計(jì)劃）

 

　　1、年度計(jì)劃：每年的什么時(shí)候做什么事

 

　　如果過去就有，自然最好，如果沒有的話。一定要做一個(gè)出來。

 

　　什么時(shí)候內(nèi)審、什么時(shí)候管理評(píng)審這是最基本的。

 

　　我喜歡按4M1E的方式展開，避免遺漏，我列舉的不一定全。

 

　　人：培訓(xùn)計(jì)劃--年度就要定好

 

　　崗位技能評(píng)定計(jì)劃--針對(duì)在職人員評(píng)估的

 

　　……

 

　　機(jī)：設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃

 

　　工裝維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃

 

　　計(jì)量器具的第三方外部校準(zhǔn)計(jì)劃

 

　　……

 

　　料：供應(yīng)商年度評(píng)鑒計(jì)劃

 

　　法：外審安排（去年什么時(shí)候?qū)�，今年就定在什么時(shí)候）

 

　　內(nèi)審計(jì)劃

 

　　管理評(píng)審計(jì)劃

 

　　過程審核計(jì)劃

 

　　產(chǎn)品審核計(jì)劃

 

　　不符合整改計(jì)劃

 

　　年度新產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃

 

　　環(huán)：主要是安規(guī)類、環(huán)保類。

 

　　消防演練安排

 

　　產(chǎn)線區(qū)域劃分調(diào)整、維護(hù)安排

 

　　基本上相當(dāng)于把每個(gè)部門的年度工作計(jì)劃整合成你的工作計(jì)劃。

 

　　這么做的目的是方便跟蹤，事情不是你來做，但是你要跟，有沒有違反質(zhì)量體系的要求。

 

　　以上工作跟總經(jīng)辦的內(nèi)容是重合的，如果總經(jīng)辦有做，那要過來補(bǔ)充就行，如果沒有，推動(dòng)他們和你一起做。

 

　　這就是為什么有些公司把體系專員歸口到總經(jīng)辦的原因。

 

　　2、月度計(jì)劃：把年度計(jì)劃分解成月度

 

　　年度計(jì)劃制定的時(shí)間是估算，那月度計(jì)劃的時(shí)間就應(yīng)該是精確到天的。

 

　　每月的KPI績(jī)效（產(chǎn)銷量、不良率、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)情況質(zhì)量成本核算等等）必須及時(shí)收集。

 

　　3、周計(jì)劃：自己的工作計(jì)劃年度月度都是公司層面的計(jì)劃，是你需要去跟蹤執(zhí)行情況的。

 

　　而周計(jì)劃則是你自己要做的事。

 

　　工作計(jì)劃的制定很重要，“如果你沒有計(jì)劃，那你的時(shí)間都會(huì)被別人計(jì)劃掉”。

 

　　很多人入職時(shí)候很苦惱，明明不是我的工作職責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)還要一直交給我來做。

 

　　那是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)眼中你是閑的。

 

　　尤其是體系專員，你的工作都是監(jiān)察類的，事情都是別人在做，貌似你什么都不用做。

 

　　一旦公司內(nèi)部有事情忙不過來，第一時(shí)間就想到你。

 

　　所以養(yǎng)成計(jì)劃的習(xí)慣，每周上班第一件是把計(jì)劃發(fā)給你領(lǐng)導(dǎo)。

 

　　他再要安排工作的時(shí)候，就會(huì)好好的思量一番。

 

　　正常周計(jì)劃的工作量排到80%就可以，另外的20%預(yù)留給變化和領(lǐng)導(dǎo)的指派工作。

 

第七步 日常的工作開展

 

　　開展工作的第一步，就是把去年的外審不符合項(xiàng)，客戶審廠的不符合項(xiàng)匯總出來。

 

　　逐項(xiàng)落實(shí)問題的整改完成情況，確保所有問題關(guān)閉，并證據(jù)充分。

 

　　接著就是每周都要確定各部門工作計(jì)劃的執(zhí)行情況，隨機(jī)抽查的方式，跟蹤執(zhí)行效果。

 

　　如果不符合要求，應(yīng)該及時(shí)開出不符合項(xiàng)報(bào)告。

 

　　如果放任不管，問題會(huì)累計(jì)的越來越多。

 

　　如果所在公司是實(shí)打?qū)嵉耐菩匈|(zhì)量管理體系，那體系專員的工作量還是很大的。

 

　　80%的時(shí)間都要耗費(fèi)在流程梳理和完善的工作上。

 

　　公司各方面運(yùn)作良好無異常，那體系專員會(huì)相對(duì)輕松，這個(gè)時(shí)候就要有計(jì)劃的去逐部門的去審核他們的運(yùn)作情況，對(duì)照流程規(guī)范和記錄表單，看有沒有問題。

 

　　等到外審了再去臨時(shí)去挑毛病補(bǔ)資料，很可能會(huì)到導(dǎo)致公司的運(yùn)作受影響，如果是這樣的話，你就等著挨罵吧。

 

　　事實(shí)上公司運(yùn)作是不可能不出現(xiàn)問題的，產(chǎn)品出現(xiàn)重大或頻次不良，生產(chǎn)到期交付付出來，設(shè)計(jì)的樣品不符合客戶要求被退回，幾乎所有的問題，歸根結(jié)底都是體系流程不嚴(yán)密，存在缺失。這個(gè)時(shí)候就要補(bǔ)充完善了。

 

　　這個(gè)過程對(duì)體系專業(yè)來說才是最煎熬的，尤其是職責(zé)不明確的時(shí)候，技術(shù)說這事該質(zhì)量管，質(zhì)量說該生產(chǎn)做，經(jīng)常會(huì)鬧的不可開交。

 

　　要是碰到兩個(gè)部門負(fù)責(zé)人相互挑刺、掐架的時(shí)候，夾在中間是非常痛苦的。

 

　　這就是為什么要求體系專員要有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，為什么要更高的授權(quán)。

 

　　很多公司由于資源配備不足，體系工作是脫離實(shí)際的，那作為體系專員的工作經(jīng)歷更多的是耗費(fèi)在文件資料的一致性上。

 

　　那日常的記錄審核就非常關(guān)鍵了。

 

　　脫離實(shí)際的情況下，很多員工都會(huì)忘了流程文件的規(guī)定是什么，做出來的記錄和要求是不相符的，所以除了記錄審查之外，還要不斷的給員工做培訓(xùn)，客戶、審核機(jī)構(gòu)來審核的時(shí)候要怎么來回答。

 

　　要提供什么樣的記錄表單。

 

　　雖然我一直不提倡這么做，但這是特定時(shí)期的特殊現(xiàn)象，一時(shí)半會(huì)是沒有辦法杜絕的。