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由于冬季各種雨雪天氣的影響、部分供應(yīng)商臨近假期以及各種復(fù)雜因素，供應(yīng)商的交付就會有更大的不確定性，對于采購來說，這是一個巨大的考驗。
從采購角度來看，總希望供應(yīng)商交期短且可靠。但在日常工作中，交期不穩(wěn)是采購管理的常見問題，以往采購要想做好保供工作，都是采取較為被動的做法，如催貨、準(zhǔn)備安全庫存，但這些都無法從根本上解決問題。真的沒有其他辦法了嗎？
為了化被動為主動，采購就需做好供應(yīng)商交貨期的管理。一起來看看究竟該怎么做吧~
一、什么是交期管理
采購方與供應(yīng)商簽訂了合同，或者下發(fā)了訂單給供應(yīng)商之后，確保供應(yīng)商按照約定的交期交付的過程，就是交期管理。
更深入地說，企業(yè)需要了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度，確保他們能夠按照要求的時間交付。
另外，采購方計劃的調(diào)整，也可能會造成交付計劃提前或者延后，采購方需要與供應(yīng)商協(xié)商滿足相關(guān)需求的交付時間。
不同類型、不同行業(yè)的企業(yè)對交期管理的理解可能是不一樣的，標(biāo)準(zhǔn)化的物資供應(yīng)商可能備有庫存，只要訂好合同，按要求交貨，沒有什么值得研究的。
但是定制化的產(chǎn)品，或者涉及多種物料組合，以及在一些項目式的采購中，交期管理就有一定難度了。
二、影響交期的5個關(guān)鍵因素
供應(yīng)商不能準(zhǔn)時交貨，在企業(yè)采購中普遍存在，而且似乎很難從根本上解決。事實真的是這樣嗎？
原因分析到位，定向改善，只要管理得當(dāng)，定能找到適合的解決方案，我們把實際影響交期的因素分為了六大類，一起來看一下！
1、需求與產(chǎn)能不對等
當(dāng)企業(yè)需求＞供應(yīng)商產(chǎn)能時，生產(chǎn)前置時間會因為增加的等待時間而加長，總交期就會變長，且難以預(yù)測。
生產(chǎn)前置時間：整個交期中所需時長最長的部分，包括生產(chǎn)線排隊時間、準(zhǔn)備時間、加工時間、工序之間的等候時間、物料運輸時間等等
2、需求不穩(wěn)定
企業(yè)采購需求多受季節(jié)、時間、事件、銷量等因素影響，隨機變動性強。
不穩(wěn)定的需求對供應(yīng)商的工作量以及實際的產(chǎn)能利用率有直接影響，在需求變動前，需要與供應(yīng)商確認(rèn)產(chǎn)能。
3、產(chǎn)品復(fù)雜性
復(fù)雜性越高的產(chǎn)品，制作流程越復(fù)雜，所累積的前置時間越長，一個定制化的產(chǎn)品，其交期比一個標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品時間長，是很常見的事。
4、運送的距離
交期的長短與供應(yīng)商和客戶之間的距離、交貨頻率以及運輸模式有直接的關(guān)系。一般而言，距離較遠(yuǎn)的供應(yīng)商其交通時長越長，客戶所承擔(dān)的變數(shù)越大。
5、其他不可抗力
比方說由于臺風(fēng)、寒潮等極端天氣，造成的無法開工。或者關(guān)稅變動，造成運輸費用產(chǎn)生較大的變化，或者上游供應(yīng)商出現(xiàn)問題，以至于他們無法開工等。
6、供應(yīng)商自身的原因
比如沒有做好生產(chǎn)計劃、錯誤估算產(chǎn)能、供應(yīng)商上游物料采購時間過長、其他訂單客戶優(yōu)先級更高等等；
通常來說，影響交期的因素是由采購方企業(yè)和供應(yīng)商兩個方面構(gòu)成的，為了預(yù)防交期拖延的情況，我們就要綜合考量影響交期的各種因素，提前規(guī)劃，提前布局。
三、如何改善供應(yīng)商交期
對于已經(jīng)發(fā)生的問題，其實沒什么好辦法，該賠償與供應(yīng)商協(xié)商賠償即可，如何防患于未然，以及如何優(yōu)化這種情況，才是我們需要探討的。
需要注意的是，經(jīng)濟處罰并不能真正解決供應(yīng)商無法準(zhǔn)時交貨的問題，一味的要求賠償，甚至?xí)䦟?dǎo)致供應(yīng)商的積極性和配合度降低。
如果不深入了解，仔細(xì)分析，改善采購流程和供應(yīng)商管理，協(xié)助供應(yīng)商盡可能地控制穩(wěn)定的交期，只是通過電話頻繁催貨、事后罰款，不僅可能影響采供合作關(guān)系，對于采購人員的職業(yè)發(fā)展也是沒有任何幫助的。
如何從根本上預(yù)防這種情況？在研究了眾多企業(yè)的采購流程后，我們建議可以從以下幾個方面，改善供應(yīng)商的交期管理。
1、降低供應(yīng)商接單的變異性
供應(yīng)商的產(chǎn)能短期來看是很固定的，需求變動會影響供應(yīng)商的工作量，會直接影響到交期。在依訂單生產(chǎn)(Make-to-order)的型態(tài)下尤其明顯，交期時間通常較長。
供應(yīng)商面臨的需求變動是由客戶下單的模式所造成的。當(dāng)客戶(采購)更改數(shù)量、更改交貨日期或頻繁的更換供應(yīng)商，供應(yīng)商面臨的需求也跟著更動。客戶(采購)的下單模式，則與其主生產(chǎn)排程有極大的關(guān)系，因此，采購最好將動點放在與供應(yīng)商溝通上，讓采購了解供應(yīng)商的產(chǎn)能分配狀況，而供應(yīng)商也要能了解客戶的實際需求，使供應(yīng)商產(chǎn)能的分配能配合實際客戶需求的變動。
因此，采購最好將重點放在與供應(yīng)商溝通上，主動了解供應(yīng)商的產(chǎn)能分配狀況，也要讓供應(yīng)商了解你方的實際需求，將產(chǎn)能分配可以配合到你方需求變動，從而減少因數(shù)量、設(shè)計、交期更改帶來的損失。
2、降低整備時間(Set-Up Time)
供應(yīng)商整備時間的改善可以增加生產(chǎn)排程彈性，并且降低生產(chǎn)的時間，在JIT的生產(chǎn)環(huán)境下，其影響尤其顯著。降低整備時間有以下的方法：
（1）購買新機器設(shè)備或機臺重新設(shè)計變更。
（2）使用電動或氣動輔助設(shè)備。
（3）安裝快速夾持裝置。
（4）透過工業(yè)工程進(jìn)行工作流程分析改善。
（5）使用標(biāo)準(zhǔn)物料與工具。
3、解決生產(chǎn)上的瓶頸(Bottleneck)
密切關(guān)注生產(chǎn)進(jìn)度，幫助解決生產(chǎn)瓶頸。非連續(xù)性制程中，要依需求量來平衡每一個工作站的可利用產(chǎn)能是非常難的事，總會有一些工作站忙不過來，而一些工作站卻閒置著。忙不過的工作站會造成瓶頸現(xiàn)象，而瓶頸會影響產(chǎn)出量(Throughput)的多寡，也會影響整個制造交期。
以下是有關(guān)瓶頸現(xiàn)象的一些重點：
（1）非瓶頸工作站的利用并不在其產(chǎn)出量，而在其他工作站的限制。
（2）非瓶頸工作站并不因為每次被使用到而會有百分之百的產(chǎn)出。
�。�3）生產(chǎn)線的產(chǎn)能主要是由瓶頸工作站的產(chǎn)能所決定。
�。�4）非瓶頸工作時間的節(jié)省對交期沒有任何幫助。
�。�5）產(chǎn)能(Capacity)與需求優(yōu)先順序(Priority)，必須同時被顧及到。
（6）工作量可以也必須作一適當(dāng)?shù)姆峙洹?/div>
（1）建立交期管理的相關(guān)考核指標(biāo)，例如：
對于瓶頸，有以下的一些解決方法：
（1）在每一瓶頸工作站前，安排一緩衝庫存區(qū)(Buffer)。
（2）控制材料進(jìn)入瓶頸工作站的速度。
（3）縮短整備時間(Set-up)，以增加瓶頸工作站的產(chǎn)出量。
（4）調(diào)整工作量的分配。
4、降低運送的時間
運送時間與供應(yīng)商和客戶之間的距離、交貨頻率以及運輸模式有直接的關(guān)系。
①使用當(dāng)?shù)氐墓⿷?yīng)商可大幅降低運送時間，如果供應(yīng)商位于海外，無論是海運或空運，尋求一個信用良好、價格合理、效率高的貨運承攬業(yè)者(FreightForwarder)是非常的重要。
②如貨物需要上棧板，貨柜內(nèi)的空間利用率也要加以詳細(xì)計算。若是貨品不多，也可考慮併貨的方式，來節(jié)省出貨成本及時間。
5、降低行政作業(yè)時間
行政作業(yè)時間的降低，可透過良好的溝通、正確的資料以及有效率的采購作業(yè)流程為之。采購作業(yè)在公司內(nèi)部與各公司間資訊的流通佔有相當(dāng)多的比重。
快速資訊流通可以透過不同型態(tài)的工具來達(dá)成，包括了利用電子資料交換(EDI)、條碼(BarCode)、傳真、電子郵件(e-mail)、電話或是互動式多媒體，加上人造衛(wèi)星的利用，資訊可快速的傳遞到任何角落。行政作業(yè)時間的改善必須和供應(yīng)商一起努力，才能收到最佳的效果。
另外，在主生產(chǎn)排程確定后，要避免緊急插單的情況發(fā)生，任何插單的動作都會引起排程混亂，對交期的延誤有擴大加乘的效果。
6、及時供貨采購(Just-In-Time Purchase）
【及時供貨的特性可從數(shù)量、品質(zhì)、供應(yīng)商以及制程四個方向來觀察�！�
數(shù)量的特性：
穩(wěn)定的產(chǎn)出率。
小批量、頻繁的交貨。
長期合約型態(tài)，如使用總括訂單(Blanketorders)
利用看板(Kanban)管理生產(chǎn)排程。
每次交貨數(shù)量都可有不同，但整份合約的總數(shù)量是固定。
不接受過多或短少的交貨數(shù)量。
鼓勵供應(yīng)商以確實數(shù)量包裝。
鼓勵供應(yīng)商降低生產(chǎn)批量(lotsize)。
品質(zhì)特性：
簡化產(chǎn)品規(guī)格，使用較多性能或功能規(guī)格，較少設(shè)計規(guī)格。
供應(yīng)商協(xié)助達(dá)成品質(zhì)的要求。
買方的采購人員，與供應(yīng)商的品管人員關(guān)系密切。
鼓勵供應(yīng)商采取制程控制(ProcessControl)，而非以檢驗方式。
設(shè)計：
可以快速反應(yīng)工程變更。
由于性能或我能規(guī)格，設(shè)計可有較大的創(chuàng)新空間。
行政效率：
供應(yīng)商班底的數(shù)量少，詢價次數(shù)可以降低。
書面作業(yè)及催貨頻率可降到最低。
交貨流程簡化。
生產(chǎn)力：
降低重工率，并降低品管檢驗的工作。
降低交貨延誤的機率。
交貨頻率高、批量小且可靠，可降低采購、生管、倉管的監(jiān)督工作。
7、讓供應(yīng)商管理庫存(VMI,Vendor Managed Inventory）
讓供應(yīng)商承擔(dān)庫存管理的責(zé)任，在這個觀念下，供應(yīng)商負(fù)責(zé)庫存的計劃與 保持，所有庫存的所有權(quán)(ownership)在供應(yīng)商，直到原料被提領(lǐng)消耗掉或轉(zhuǎn)換為成品為止方轉(zhuǎn)移至客戶。
目前以下列三種做法較為普遍：
（1）供應(yīng)商派駐一位于客戶廠區(qū)內(nèi)的人員(vendoron-siteplanner)，實際使用客戶的電腦系統(tǒng)，替客戶執(zhí)行物料計劃及補充的工作。
（2）供應(yīng)商的工廠與客戶的電腦系統(tǒng)連線直接取得客戶的物料需求計劃(MRP)資料。
（3）對于持續(xù)固定使用且數(shù)量變化小的材料補充，如氣體、油料等儲存槽上有容量水準(zhǔn)顯示裝置，供應(yīng)商可依照顯示逕自進(jìn)行補充作業(yè)。
寄貨采購(Consignmentbuying)則是另一種供應(yīng)商承擔(dān)庫存的采購交易方式，供應(yīng)商于買方廠區(qū)庫房內(nèi)保持一定水準(zhǔn)的存貨數(shù)量，貨品的所有權(quán)也在供應(yīng)商，客戶由倉庫提領(lǐng)貨品使用時，才需執(zhí)行付款的責(zé)任。
由于是供應(yīng)商替客戶來做庫存管理，供應(yīng)商必須保證供料的及時性及可靠性，如此可大幅降低交期的時間。另外，供應(yīng)商對客戶的實際使用率及取貨的模式有充分的了解，對供應(yīng)商自己的生產(chǎn)排程也有正面的幫助。
8、在績效考核方面，加強交貨期管理
（1）建立交期管理的相關(guān)考核指標(biāo)，例如：
①交貨準(zhǔn)時率=（按時交貨次數(shù)/總交貨次數(shù)）×100%
②交貨延遲率=（延遲交貨次數(shù)/總交貨次數(shù)）×100%
③延遲件數(shù)率＝（每月交期延遲件數(shù)÷每月訂單件數(shù)）×100%
（2）定期對供應(yīng)商交期進(jìn)行考核
例如企業(yè)可以就生產(chǎn)供貨指令的承諾進(jìn)行評審，包括正常交貨計劃的執(zhí)行情況、緊急或特殊交貨的計劃執(zhí)行情況、執(zhí)行供貨指令的準(zhǔn)確性等，從而判斷供應(yīng)商在交貨期方面的表現(xiàn)。
對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，企業(yè)可以采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，以保證供應(yīng)鏈的穩(wěn)定和高效運作。
（3）通過獎罰來進(jìn)行改善交期管理
例如對于能夠按時交貨的供應(yīng)商，可以給予一定的獎金、提高其優(yōu)先級、增加訂單量等。這樣可以激勵供應(yīng)商更好地履行合同。
而對于經(jīng)常延遲交貨的供應(yīng)商，可以采取扣除違約金、降低其信用評級、減少訂單量等方式。促使供應(yīng)商重視交貨期問題。
除此外，采購也可在與供應(yīng)商簽訂合同時，設(shè)立交貨期保證金，一旦供應(yīng)商未能按時交貨，按照合同規(guī)定扣除保證金，這樣可以對供應(yīng)商產(chǎn)生一定的約束力，促使其重視交貨期。
交期管理是除了質(zhì)量和成本這兩者管理外，另一個幫助提升企業(yè)競爭力的重要參照要素。
而平時采購小伙伴們要記得對每個供應(yīng)商交期管理過程中出現(xiàn)的問題建立《問題清單》進(jìn)行記錄，然后定期進(jìn)行總結(jié)，與供應(yīng)商一起分析原因并制定解決方案。
編輯：foodqm
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