1.明確需求

 

       一個從各方面都表現(xiàn)非常好的供應(yīng)商不一定適合采購企業(yè)的需要，因為它可能報價非常高。只有適合自己需要的供應(yīng)商才是最好的供應(yīng)商。要找到滿足自己需要的供應(yīng)商首先要明確自己的需求是什么，這種需求包含的范圍非常廣，如需要怎樣的原材料或零件，每隔一段時期內(nèi)的需求量是多少，按計劃新供應(yīng)商要在什么時候開發(fā)到位，對供應(yīng)商的產(chǎn)能、質(zhì)量和服務(wù)水平需求程度如何，供應(yīng)商的地理位置要求。

 

 

2.編制供應(yīng)商開發(fā)進度表

 

       供應(yīng)商開發(fā)應(yīng)按企業(yè)的生產(chǎn)計劃、銷售計劃、研發(fā)計劃進行。編制一份合理的、可操作性強的供應(yīng)商開發(fā)進度表有利于減少盲目工作，使工作目標明確化、日清日高，扎實完成每一時期內(nèi)的工作，最終達成目標。

 

 

3.多種途徑尋找新供應(yīng)商的聯(lián)系信息

 

       采購方的需求和開發(fā)進度明確后，便可根據(jù)這些需求尋找供應(yīng)商的聯(lián)系方式和產(chǎn)品信息。尋找供應(yīng)商信息的方法非常多，現(xiàn)在電子商務(wù)平臺非常發(fā)達，網(wǎng)上就能找到非常多詳細的供應(yīng)商資料和聯(lián)系方式。

 

       除了電子商務(wù)平臺外，可以利用的渠道還包括報紙、電視、行業(yè)信息、各種展覽會交易會、網(wǎng)站等。每一種渠道都可以找到許多供應(yīng)商資料。

 

       依據(jù)企業(yè)的自身要求，從中選擇幾家綜合表現(xiàn)較好的企業(yè)作為準供應(yīng)商，經(jīng)過進一步的溝通洽談和了解后，留下3~5家備選并進一步聯(lián)系。

 

 

4.聯(lián)系供應(yīng)商

 

       應(yīng)使用適當?shù)穆?lián)系方式與供應(yīng)商進行聯(lián)系，以提高聯(lián)系的效率和明確表達要達到的意圖，初次聯(lián)系時一般采用電話方式。取得供應(yīng)商的初步信息后，可以根據(jù)供應(yīng)商所在地遠近采取不同的措施。較近的供應(yīng)商可以要求他們到企業(yè)面談為主，面談時要求他們提供企業(yè)介紹、樣品等。面談時要盡可能多地從供應(yīng)商那里得到相關(guān)信息，同時要把企業(yè)的相關(guān)要求及原材料有關(guān)信息盡可能多地向供應(yīng)商表述清楚，把自己企業(yè)的有關(guān)非核心信息也盡可能多的告訴供應(yīng)商，使他們了解采購方企業(yè)的要求和企業(yè)文化。

 

       如果是遠距離供應(yīng)商，草率地讓他們千里迢迢來企業(yè)見面會談顯然是不合適的，最佳的做法是讓供應(yīng)商通過快遞、電子郵件、微信、傳真等現(xiàn)代辦公方式提供相關(guān)資料和樣品，從而一定程度上了解他們的企業(yè)實力。

 

       無論供應(yīng)商是近是遠，讓他們填寫一份“供應(yīng)商調(diào)查問卷”非常有必要，它可以為準供應(yīng)商儲存信息，為以后備選提供參考。

 

       供應(yīng)商調(diào)查問卷一般包括以下信息:供應(yīng)商名稱、負責人姓名和聯(lián)系方式、地址、企業(yè)成立時間、主要產(chǎn)品、企業(yè)人數(shù)、年產(chǎn)銷量、產(chǎn)能情況、生產(chǎn)特點、主要生產(chǎn)設(shè)備情況、質(zhì)量標準(國際標準、國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準等)、工藝文件、檢驗機構(gòu)及檢測設(shè)備、檢測設(shè)備校準情況、主要客戶情況、主要銷往地情況、國際合作情況、員工培訓情況、研發(fā)情況、產(chǎn)品或體系認證情況、獲獎情況等。

 

 

5.實地訪問

 

       實地訪問非常有必要，它可以從宏觀上判斷供應(yīng)商是否具備與采購企業(yè)進行合作的基礎(chǔ)條件。在操作過程中，越來越多的企業(yè)供應(yīng)商開發(fā)工作是由一個包括工程、品質(zhì)管理人員在內(nèi)的開發(fā)團隊去完成，如果采購人員不提前對供應(yīng)商的工廠有一個初步了解，萬一供應(yīng)商的整體情況與采購商的要求相距甚遠，可能會對采購方的管理造成非常大的問題。實地訪問的目的是要得到一個對供應(yīng)商的初步了解。初次拜訪的結(jié)果不一定非常準確，但它可以使采購方?jīng)Q定下一步是否與供應(yīng)商繼續(xù)進行溝通和接洽。

 

       初次的實地訪問是采購管理工作的基礎(chǔ)，采購管理人員應(yīng)把供應(yīng)商的有關(guān)信息錄入計算機系統(tǒng)，形成管理性文件數(shù)據(jù)庫。

 

 

6.對工廠進行審核

 

       對工廠進行審核的目的是掌握供應(yīng)商提供的信息是否準確，是否存在夸大的現(xiàn)象，以保證采購質(zhì)量。如果購買的是關(guān)鍵物料，除特殊情況外都要安排正式的工廠審核，采購方可以更準確、更詳細地掌握供應(yīng)商的技術(shù)、能力、質(zhì)量保障、財務(wù)情況、研發(fā)能力、產(chǎn)能情況等基本信息。

 

       審核人員一般應(yīng)包括采購人員、財務(wù)人員、工程技術(shù)人員、品質(zhì)管理人員等。不同的企業(yè)審核人員的構(gòu)成情況各不相同，但他們的審核內(nèi)容相差無幾。

 

       一般來說，采購人員主要對供應(yīng)商的交貨能力、生產(chǎn)能力等進行審核。品質(zhì)管理人員對品質(zhì)系統(tǒng)、供應(yīng)商的質(zhì)檢能力及檢測器具進行審核。工程技術(shù)人員對供應(yīng)商的設(shè)備情況、加工精度、研發(fā)能力進行現(xiàn)場審核。

 

       審核的方式一般包括記錄、報表、現(xiàn)場查看、提問、調(diào)查表等。在審核過程中，應(yīng)堅持以下原則:嚴格把關(guān)、實事求是、抓大放小。

 

 

7.初步報價

 

       在審核完成后，要把審核的結(jié)果進行分類打分，并分別給予不同的權(quán)重，最后得出一個綜合分。由采購方規(guī)定達到多少分以上為優(yōu)秀、良好、及格等。同時要經(jīng)過民主決議規(guī)定多少分以下的供應(yīng)商不得采用，以防腐敗現(xiàn)象產(chǎn)生。采購方可以要求審核合格的供應(yīng)商進行初步報價。

 

       在初步報價過程中，可以大概列出采購方的要求，并由供應(yīng)商報出他們的價格。

 

       在要求供應(yīng)商報價前，建議向不同的供應(yīng)商發(fā)放多份類似的報價，以調(diào)查市場上同類原材料的價格與質(zhì)量及其他影響因素的走勢。

 

 

8.產(chǎn)品試制認證

 

       供應(yīng)商提供一定數(shù)量的產(chǎn)品給采購方進行檢驗、試產(chǎn)，目的是確定供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量是否真正達到采購方的要求，這是采購過程中的一個至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。

 

       一般來說，提供試制產(chǎn)品時要求一并提供產(chǎn)品詳細的參數(shù)說明和注意事項，包括成分說明、安全說明、使用說明、檢驗報告、證書、質(zhì)量認證情況等。

 

 

9.試產(chǎn)

 

       合格的樣品不代表未來供應(yīng)商的所有供應(yīng)產(chǎn)品都有了質(zhì)量保證，畢竟試制品可以集中所有的人力、物力、財力做到最好，但在生產(chǎn)量增大的情況下，質(zhì)量有可能沒有保障。

 

       因此采購方向供應(yīng)商采購一批較大數(shù)量的樣品進行試產(chǎn)非常有必要，通過數(shù)量的增大可以更好地評測供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量。

 

 

10.確認供應(yīng)商

 

       在樣品認證和批量試產(chǎn)后，合格的供應(yīng)商方可正式成為公司的合格供應(yīng)商。合格供應(yīng)商要不斷進行審批和考核，使綜合表現(xiàn)不斷接近采購方的要求。