記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件,是質(zhì)量管理體系文件的一個重要組成部分。所謂過程狀態(tài)主要針對產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和體系的運行過程,而過程結(jié)果則是指體系運行效果和產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求的程度。
根據(jù)記錄的上述特性,記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。
一、目的
保證生產(chǎn)過程的可追溯性
二、范圍
生產(chǎn)車間內(nèi)的所有人員
三、執(zhí)行人
操作工、班長、主任
四、具體內(nèi)容
1、記錄的設(shè)計和編制意義:
。1) 記錄的充分性和必要性:
記錄作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性文件,應(yīng)盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運行狀態(tài)和結(jié)果。
為此,組織既要從總體上評價記錄的充分性,力求使原始記錄完整,同時又要對每一記錄的必要性進(jìn)行逐一評審和取舍,要注意并非記錄越多越好,正確的做法是只選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。
。2) 記錄的真實性和準(zhǔn)確性:
真實準(zhǔn)確的記載質(zhì)量信息,才能為有效地運行組織的質(zhì)量管理體系并實現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)提供可靠的依據(jù),因此,在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時,應(yīng)考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準(zhǔn)確地獲取所需的質(zhì)量信息。填寫記錄應(yīng)實亊求是,嚴(yán)肅認(rèn)真。
(3) 記錄的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化:
應(yīng)盡量采用國際,國內(nèi)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),參考先進(jìn)組織的成功經(jīng)驗以使記錄更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,在建立質(zhì)量管理體系過程中,應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)行的進(jìn)行清理,廢立多余的記錄,修改不適用的記錄,沿用有價值的并增補(bǔ)必需的,應(yīng)使用適當(dāng)?shù)谋砀窕驁D表格式加以規(guī)定,按要求統(tǒng)一編號,使各項活動的記錄更加系統(tǒng)和協(xié)調(diào),實現(xiàn)記錄的標(biāo)準(zhǔn)化管理。
對于同一種活動的記錄格式應(yīng)當(dāng)是固定的,不能隨意變更,造成混亂,即使需要修改,也應(yīng)規(guī)定一個統(tǒng)一的時間開始使用新表格。
2、記錄的填寫要求和注意亊項:
(1)記錄用筆要求:
記錄用筆可以用鋼筆,圓珠筆或簽字筆,不應(yīng)用紅筆,這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。
(2)記錄的原始性:
記錄要保持現(xiàn)場運作,如實記錄,這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當(dāng)天的運作當(dāng)天記,當(dāng)周的活動當(dāng)周記。做到及時和真實,不允許添加點滴水分,使記錄真實可靠。記錄保持其原始性,不可以重新抄寫和復(fù)印,更不可以在過程進(jìn)行完后加以修飾和裝點。
。3)記錄的清晰準(zhǔn)確:
記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結(jié)果或提供體系所完成活動的證據(jù)的文件而策劃設(shè)置的,即是證據(jù),首先要屬實,要做到屬實,就要將過程做到位并運作亊實記得正確和清晰,語言和用字都要規(guī)范。不但使自己能看清楚,也能使別人都看清楚。
(4)筆誤的處理:
在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后,不要在筆誤處亂寫亂畫,甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋,正確的處理筆誤的方法,是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上,用原使用的筆墨畫一橫線,再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。
。5)空白欄目的填寫:
有些記錄在運作的情況下所有的欄目無內(nèi)容可填。怎么處置呢?空白欄目不能不填,其填寫的方法是在空白的適中位置畫一橫線,表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目,只是無內(nèi)容可填,就以一橫線代之,如果縱向有幾行均無內(nèi)容填寫,亦可用一斜線代之。
(6)簽署要求:
記錄中會包含各種類型的簽署,有作業(yè)后的簽署,有認(rèn)可,審定,批準(zhǔn)等簽署,這些簽署都是這原則,權(quán)限和相亙關(guān)系的體現(xiàn),是記錄運作中不可少的組成部分,任何簽署都應(yīng)簽署全名,同時盡可能的清晰易辨,不允許有姓無名或有名無姓情況存在。
3、記錄的管理和控制:
。1) 記錄的標(biāo)識:
應(yīng)具有唯一性標(biāo)識,為了便于歸檔和檢索,記錄應(yīng)具有分類號和流水號。標(biāo)識的內(nèi)容應(yīng)包括:記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號,版本號,表號,頁號,沒有標(biāo)識或不符合標(biāo)識要求的記錄表格是無效的表格。
(2) 記錄的貯存和保管:
記錄應(yīng)當(dāng)按照檔案要求立卷貯存和保管。
記錄的保管由專人或?qū)iT的主管部門負(fù)責(zé),應(yīng)建立必要的保管制度,保管方式應(yīng)便于檢索合存取,保管環(huán)境應(yīng)適宜可靠,干燥,通風(fēng),并有必要的架,箱,應(yīng)做到防潮,防火,防蛀,防止損壞,變質(zhì)和丟失。
記錄的保存期限問題,如果外部沒有要求的,組織可針對不同產(chǎn)品的特點合法規(guī)要求做出相應(yīng)規(guī)定,如果合同對記錄提出要求,則按照顧客的要求確定保存期限。
一般情況下,記錄的保存期限為2年,主要的記錄應(yīng)保存3年,重要的記錄應(yīng)長期保存。
。3) 記錄的檢索:
一項質(zhì)量活動往往涉及到多項記錄的內(nèi)容和表格,為了避免漏項,應(yīng)當(dāng)對記錄進(jìn)行編目,編目具有引導(dǎo)和路徑作用,可以便于記錄的查閱和使用,使查閱對該項質(zhì)量活動的記錄能有一個整體的了解。對于一個項目,合同或是產(chǎn)品實現(xiàn)后過程,可以考慮建立一個總編目,按產(chǎn)品實現(xiàn)的進(jìn)度進(jìn)行排列。對于記錄內(nèi)容較多,質(zhì)量活動聯(lián)系復(fù)雜的記錄,也可設(shè)置分項編目。
記錄在歸檔前經(jīng)主管部門驗收合格后方可進(jìn)行,如果歸檔資料不全,負(fù)責(zé)歸檔驗收的部門有權(quán)拒收。
記錄中包含了大量有用的體系運行證據(jù)和原始信息,要發(fā)揮其作用必須使用其便于有關(guān)部門和員工查找,記錄的查閱納入計算機(jī)管理是比較好的做法,編制電子索引,可以提高檢索和查閱的效率。
。4) 記錄的處置:
超過規(guī)定保存期限的記錄,應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行處理,重要的含有保密內(nèi)容的記錄須保留銷毀記錄。
記錄必須如實記載產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和最終狀態(tài),如實反映質(zhì)量管理體系過程,過程和活動的運行狀況和結(jié)果,證實產(chǎn)品滿足技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),合同,法規(guī)要求以及顧客的期望的程度,反映組織的質(zhì)量管理體系是否已得到有效運行,產(chǎn)品,過程和整個體系的運行是否達(dá)到了預(yù)期的要求。
4、質(zhì)量記錄報表填寫注意亊項
質(zhì)量記錄用于記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果,是企業(yè)質(zhì)量保證的客觀依據(jù),為采取糾正和預(yù)防措施提供依據(jù),有利于產(chǎn)品標(biāo)識和可追溯性。
質(zhì)量記錄填寫有以下亊項需要注意:
。1)報表填寫必須完整,盡可能詳細(xì)(可按照“6w2h”的表述方式進(jìn)行描述),對所列示的所有內(nèi)容均要填寫清楚,如不能填寫的內(nèi)容要用斜線(/)劃掉,特別是簽名欄的填寫,要寫全名;
。2)記錄要求準(zhǔn)確清晰,不得潦草,更不得隨便在記錄上亂涂亂畫,記錄背面也一樣,特別注意的是要檢查最后填寫的清晰度,不清晰者要進(jìn)行重填;
(3)記錄不得隨便進(jìn)行更改,需要更改時正確的做法是先將錯誤的地方用一條橫線劃掉,然后在旁邊寫上正確的內(nèi)容,同時在旁邊進(jìn)行簽名,并寫上日期。值得注意的是:
①如是數(shù)字錯誤,應(yīng)將整個數(shù)字劃掉,不能僅將數(shù)字中寫錯的位數(shù)劃掉;
、诤灻麜r要注意寫全名,不能僅寫一個字或?qū)懩持魅,某?jīng)理,某先生,某小姐等;
、厶顚懭掌跁r要寫全年月日,例如文件的起草日期為2004年2月1日可寫為1/2.04或2004/2/1,2004.2.1等。
(4)不準(zhǔn)使用涂改液,也不能使用修正紙等,不準(zhǔn)用鉛筆填寫,一般不準(zhǔn)用紅色筆跡填寫,尤其是簽名;
。5)記錄報表的日期和流水號要寫全,便于追溯和管理。日期填制要寫全年月日,如2004年2月1日;