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凡是采購的材料、零部件及總成品，均成為企業(yè)產(chǎn)品中的某部分，且直接影響產(chǎn)品的品質(zhì)，包括校正與特殊制程等的服務(wù)品質(zhì)、都應(yīng)加以考慮。企業(yè)在采購時，只有制定完善的品質(zhì)控制標(biāo)準(zhǔn)才能是品質(zhì)糾紛得以避免或迅速解決。物料品質(zhì)控制標(biāo)準(zhǔn)至少應(yīng)包含下列6項(xiàng)：
一、規(guī)格、圖樣與采購訂單的要求。
采購業(yè)務(wù)應(yīng)擬訂一套合適的規(guī)定，以確保供應(yīng)物料的要求得以明確敘述、溝通，最重要的是完全被供應(yīng)商所了解，這樣規(guī)定可包含擬訂規(guī)格、圖樣及采購訂單以及下訂單前買賣雙方會談等等的書面程序，其他適合物料采購的方法。
二、品質(zhì)保證的協(xié)議
對供應(yīng)商所負(fù)的品質(zhì)保證責(zé)任，應(yīng)與其達(dá)成明確的協(xié)議。品質(zhì)保證協(xié)議條款應(yīng)與企業(yè)經(jīng)營的需要相稱，且避免不必要的成本。對于某些狀況，可能涉及正式品質(zhì)體系時，需包含企業(yè)和供應(yīng)商物料保證系統(tǒng)的定期評鑒。
三、驗(yàn)證方法的協(xié)定
對于是否符合企業(yè)要求而查驗(yàn)的方法，應(yīng)與供應(yīng)商擬訂一個明晰的協(xié)定。此協(xié)定亦可涵蓋為求進(jìn)一步的物料改進(jìn)而交換的測試資料。所達(dá)成的協(xié)定可將要求條件及檢驗(yàn)、測試或抽樣方法在解釋上的困惑減到最少。
四、解決物料糾紛的條款
與供應(yīng)商擬訂各種制度及程序，以便于解決品質(zhì)糾紛。所定條款應(yīng)包括處理例行性與非例行性等事情，并且最重要的一點(diǎn)是企業(yè)和供應(yīng)商對于影響品質(zhì)的事情，必須有改善溝通渠道的條款。
五、接收檢驗(yàn)計(jì)劃與管理
應(yīng)建立適當(dāng)?shù)姆椒ㄒ源_保接收物料的管制。這些辦法包含隔離場所或其他合適的方法避免誤用不合格物料。
接收檢驗(yàn)執(zhí)行的程度應(yīng)謹(jǐn)慎規(guī)劃。有必要檢驗(yàn)時檢驗(yàn)水準(zhǔn)的選擇應(yīng)考慮總體成本。此外，如決定實(shí)施檢驗(yàn)必須仔細(xì)選擇受檢的特性項(xiàng)目。在物料到達(dá)前必須確定所需的工具、量規(guī)、儀表、裝備器材等備妥，經(jīng)過適當(dāng)校正，并有足夠訓(xùn)練有素的檢驗(yàn)人員。
六、接收品質(zhì)記錄
應(yīng)保持適當(dāng)?shù)慕邮掌焚|(zhì)記錄，確保以往的資料完備，這樣就可以評核供應(yīng)商的績效與品質(zhì)趨勢。此外，為追溯的目的而需維持批次的識別記錄文件，在某些情況下，可能有用而且必要。
