第一講 創(chuàng)建數據清單

　　在中文Excel 2000中，排序與篩選數據記錄的操作需要通過“數據清單”來進行，因此在操作前應先創(chuàng)建好“數據清單”。“數據清單”是工作表中包含相關數據的一系列數據行，如前面所建立的“員工工資表”，這張電子報表就包含有這樣的數據行，它可以像數據庫一樣接受瀏覽與編輯等操作。這與使用中文Visual FoxPro 6相類似，只是在中文Excel 2000中可以很容易地將數據清單用作數據庫，而在執(zhí)行數據庫操作時，例如查詢、排序或匯總數據時也會自動將數據清單視作數據庫，并使用下列數據清單元素來組織數據：

　·數據清單中的列是數據庫中的字段
　·數據清單中的列標志是數據庫中的字段名稱
　·數據清單中的每一行對應數據庫中的一個記錄

　　那么數據清單與電子報表的區(qū)別是什么呢？

　　其實沒有多大的區(qū)別，前者的第一行含有列標題，后者是包含數據清單在內的數據庫，而且還有標題！所以，您能很容易的建立數據清單。如員工工資表中的“姓名”、“年齡”、“職務”、“工資額”，這些就可以作為數據清單中的列標題，使用鼠標器選定如圖1所示的單元格區(qū)域，一份數據清單就建立好了。

圖1 選定這個區(qū)域建立數據清單

　　其實，若選定一個區(qū)域，中文Excel 2000也會在需要的時候自動建立一份數據清單，只是該數據清單將包含所有的單元格，自動找到的列標題也不一定正確。

　　注意：在每張工作表上只能建立并使用一份數據清單。您也應避免在一張工作表上建立多份數據清單，因為某些數據清單管理功能(如篩選)等一次也只能在一份數據清單中使用。

　　一旦建立好了數據清單，還可以繼續(xù)在它所包含的單元格中輸入數據。無論何時輸入數據，初學都應當注意遵循下列準則：

　　1.將類型相同的數據項置于同一列中

　　在設計數據清單時，應使同一列中的各行具有相同類型的數據項。這一點在前面建立“員工工資表”時就體現了出來，這是初學者一眼就能看明白的。

　　2.使數據清單獨立于其它數據

　　在工作表中，數據清單與其他數據間至少要留出一個空列和一個空行，以便在執(zhí)行排序、篩選或插入自動匯總等操作時，有利于中文Excel 2000檢測和選定數據清單。

　　

　　3.將關鍵數據置于清單的頂部或底部

　　這樣可避免將關鍵數據放到數據清單的左右兩側。因為這些數據在中文Excel 2000篩選數據清單時可能會被隱藏。

　

　　　4.注意顯示行和列

　　在修改數據清單之前，應確保隱藏的行或列也被顯示。因為，如果清單中的行和列沒有被顯示，那么數據有可能會被刪除。

圖2 進入“邊框”選項卡

　　

　　5.注意數據清單格式

　　如前所述，數據清單需要列標，若沒有的話應在清單的第一行中創(chuàng)建，因為中文Excel 2000將使用列標創(chuàng)建報告并查找和組織數據。列標可以使用與數據清單中數據不同的字體、對齊方式、格式、圖案、邊框或大小寫類型等。在鍵入列標之前，應將單元格設置為文本格式。

　　

　　6.使用單元格邊框突出顯示數據清單

　　如果要將數據清單標志和其他數據分開，可使用單元格邊框（不是空格或短劃線）。

　　其操作步驟如下：

　　步驟一、右擊選定的單元格，然后從快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令，進入“單元格格式”對話框后單擊“邊框”選項卡。

　　步驟二、單擊“外邊框”按鈕后，從“線條”區(qū)域的“樣式”列表窗中選擇一種線型，參見圖3。

圖3 選擇邊框線的樣式

　　步驟三、從“顏色”下拉列表中選擇邊框線的顏色，接著在“預覽窗”中單擊要使用邊框線的邊線，參見圖4。

圖4 單擊要使用邊框線的邊線

　　步驟四、單擊了每一條要使用邊框線的邊后，單擊“確定”按鈕，然后在中文Excel 2000的工作窗口中單擊數據清單外的任意一處，就能在屏幕上看到所加入的邊框線了，如圖5所示。

圖5 上述操作的結果

　

　　　7.避免空行和空列

　　避免在數據清單中隨便放置空行和空列，將有利于中文Excel 2000檢測和選定數據清單，因為單元格開頭和末尾的多余空格會影響排序與搜索，所以不要在單元格內文本前面或后面鍵入空格，可采用縮進單元格內文本的辦法來代替鍵入空格。

圖6 進入數據記錄單