對于一個(gè)公司，每天都會產(chǎn)生許多新的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，例如銷售數(shù)據(jù)、存貨的進(jìn)出、人事變動(dòng)的數(shù)據(jù)資料。這些數(shù)據(jù)必需加以處理，才能知道每段時(shí)間的銷售金額、某個(gè)時(shí)候的存貨量、要發(fā)多少薪水給每個(gè)員工等。而要對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的處理，就離不開數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
    管理數(shù)據(jù)庫可用專門的數(shù)據(jù)庫管理軟件，如Foxpro、Access、Clipper、DBASE等。在Excel 2000中也提供了類似的數(shù)據(jù)庫管理功能，保存在工作表內(nèi)的數(shù)據(jù)，都是按照相應(yīng)的列和行存儲的，這種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)再加上Excel 2000提供的有關(guān)處理數(shù)據(jù)庫的命令和函數(shù)，使得Excel 2000具備了能組織和管理大量數(shù)據(jù)的能力，因而使得Excel 2000的用途更加廣泛。如圖1-4就是一個(gè)用Excel 2000建立的數(shù)據(jù)庫范例。

    當(dāng)完成一個(gè)數(shù)據(jù)清單的建立后，我們就可以對他進(jìn)行分析計(jì)算工作。例如，我們可以通過使用篩選快速找到所需要的數(shù)據(jù)，如圖1-5所示。

    對數(shù)據(jù)清單上的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的一種方法是分類匯總。在“數(shù)據(jù)”菜單上選擇“分類匯總”命令，我們可以在數(shù)據(jù)清單中插入分類匯總行，然后按照選擇的方式對數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。同時(shí)，在插入分類匯總時(shí)，Excel還會自動(dòng)在數(shù)據(jù)清單底部插入一個(gè)總計(jì)行。例如，圖1-6就是對一個(gè)銷售數(shù)據(jù)匯總的結(jié)果。

    利用我們還可以對數(shù)據(jù)清單進(jìn)行更加自由的分析，從中找出問題所在。例如圖1-7的顯示。