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    ExcelXP的快速輸入技巧

    放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-16

    在用Excel XP處理龐大的數(shù)據(jù)信息時,如果不注意講究技巧和方法,很可能會花費(fèi)很大的精力。因此如何巧用Excel XP,來快速輸入信息就成為各個Excel XP用戶非常關(guān)心的話題,筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。

      一、快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字

      輸入大量帶有小數(shù)位的數(shù)字時,按照普通的輸入方法,例如0.05這個數(shù)字,我們會原樣輸入到表格中,這樣工作量會變大,輸入效率會降低。其實(shí),我們可以使用Excel XP中的小數(shù)點(diǎn)自動定位功能,讓小數(shù)點(diǎn)自動定位,從而快速提高輸入速度。

      用鼠標(biāo)依次單擊“工具”/“選項(xiàng)”/“編輯”標(biāo)簽,在彈出的對話框中選中“自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框,然后在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。以后我們再輸入帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時,直接輸入數(shù)字,而小數(shù)點(diǎn)將在回車鍵后自動進(jìn)行定位。

      例如,要在某單元格中鍵入0.06,可以在上面的設(shè)置中,讓“位數(shù)”選項(xiàng)為2,然后直接在指定單元格中輸入6,回車以后,該單元格的數(shù)字自動變?yōu)?ldquo;0.06”。怎么樣,簡單吧?

      二、快速錄入文本文件中的內(nèi)容

      如果您需要將純文本數(shù)據(jù)制作成Excel XP的工作表,那該怎么辦呢?重新輸入一遍,大概只有頭腦有毛病的人才會這樣做;將菜單上的數(shù)據(jù)一個個復(fù)制/粘貼到工作表中,也需花很多時間。其實(shí)只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件導(dǎo)入功能,就可以大大減輕工作量。

      依次用鼠標(biāo)單擊菜單“數(shù)據(jù)/獲取外部數(shù)據(jù)/導(dǎo)入文本文件”,然后在導(dǎo)入文本會話窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件,再按下“導(dǎo)入”鈕以后,程序會彈出一個文本導(dǎo)入向?qū)υ捒颍灰凑障驅(qū)У奶崾具M(jìn)行操作,就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。

      三、快速輸入大量相同數(shù)據(jù)

      如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息,那么你不必逐個輸入。

      具體方法為:首先同時選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰,可在按住Ctrl鍵的同時,點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵,逐個選中;其次輸入要填充的某個數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時,按回車鍵,則剛才選中的所有單元格同時填入該數(shù)據(jù)。

      四、快速進(jìn)行中英文輸入法切換
      一張工作表常常會既包含有數(shù)字信息,又包含有文字信息,要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法,非常麻煩,為了方便操作,我們可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動切換:

      首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域,然后在輸入法菜單中選擇一個合適的中文輸入法;接著打開“有效性”對話框,選中“輸入法模式”標(biāo)簽,在“模式”框中選擇打開,單擊“確定”按鈕;然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域,在“有效數(shù)據(jù)”對話框中,單擊“輸入法模式”選項(xiàng)卡,在“模式”框中選擇關(guān)閉(英文模式);最后單擊“確定”按鈕,這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格,五筆和英文輸入方式就可以相互切換了

    五、快速刪除工作表中空行

      刪除Excel XP工作表中的空行,一般是將空行都找出來,然后逐行刪除,但這樣做操作量非常大,很不方便。那么如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量呢?可以使用下面的操作方法來進(jìn)行刪除:

      在打開的工作表中單擊菜單欄中的“插入”菜單項(xiàng),并從下拉菜單中選擇“列”,從而插入一新的列X,在X列中順序填入整數(shù);然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序,使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中X列的數(shù)據(jù),以X列重新排序,然后刪去X列。按照這樣的刪除方法,無論工作表中包含多少空行,您就可以很快地刪除了。

      六、快速對不同單元格中字號進(jìn)行調(diào)整

      在編輯文件時常常需要將某一列的寬度固定,但由于該列各單元格中的字符數(shù)目不等,致使有的單元格中的內(nèi)容不能完全顯示在屏幕上,為了讓這些單元格中的數(shù)據(jù)都顯示在屏幕上,就不得不對這些單元格重新定義較小的字號。如果依次對這些單元格中的字號調(diào)整的話,工作量將會變得很大。

      其實(shí),您可以采用下面的方法來減輕字號調(diào)整的工作量:首先新建或打開一個工作簿,并選中需要Excel XP根據(jù)單元格的寬度調(diào)整字號的單元格區(qū)域;其次單擊用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的“格式”/“單元格”/“對齊”標(biāo)簽,在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復(fù)選框,并單擊“確定”按鈕;此后,當(dāng)你在這些單元格中輸入數(shù)據(jù)時,如果輸入的數(shù)據(jù)長度超過了單元格的寬度,Excel XP能夠自動縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與列寬一致,以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。如果你對這些單元格的列寬進(jìn)行了更改,則字符可自動增大或縮小字號,以適應(yīng)新的單元格列寬,但是對這些單元格原設(shè)置的字體字號大小則保持不變。

      七、快速輸入多個重復(fù)數(shù)據(jù)

      我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)的數(shù)據(jù),如果依次輸入,工作量無疑是巨大的。現(xiàn)在我們可以借助Excel XP的“宏”功能,來記錄首次輸入需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過程,然后將這些命令和過程賦值到一個組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時,計(jì)算機(jī)就會重復(fù)所記錄的操作。

      打開工作表,在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格;接著再用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng),并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項(xiàng),并從隨后彈出的下級菜單中選擇“錄制新宏”命令;設(shè)定好宏后,我們就可以對指定的單元格,進(jìn)行各種操作,程序?qū)⒆詣訉λM(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制。

      八、快速處理多個工作表

      無論打開多少工作表,在某一時刻我們只能對一個工作表進(jìn)行編輯,那么能夠同時處理多個工作表么?您可采用以下方法:首先按住“Shift"鍵或“Ctrl"鍵并配以鼠標(biāo)操作,在工作簿底部選擇多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽,然后就可以對其實(shí)行多方面的批量處理了。

      在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單,進(jìn)行插入和刪除多個工作表的操作;然后在“文件”菜單中選擇“頁面設(shè)置……”,將選中的多個工作表設(shè)成相同的頁面模式;再通過“編輯”菜單中的有關(guān)選項(xiàng),在多個工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作;通過“格式”菜單中的有關(guān)選項(xiàng),將選中的多個工作表的行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作;接著在“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)……”,在彈出的菜單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕,將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性;最后選中上述工作表集合中任何一個工作表,并在其上完成我們所需要的表格,則其它工作表在相同的位置也同時生成了格式完全相同的表格

     

     

     
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