你也許希望為經常使用的宏指定快捷鍵?旖萱I是指鍵的組合,當其按下時執(zhí)行一條命令。例如:CTRL+C
在許多程序中代表“復制”命令。當給宏指定了快捷鍵后,就可以用快捷鍵來執(zhí)行宏,而不必通過“工具”菜單。
注意:當包含宏的工作簿打開時間,為宏指定快捷鍵會覆蓋EXCEL默認的快捷鍵。例如:把CTRL+C指定給某個宏,那么CTRL+C就不再執(zhí)行復制命令。用以下方法可以打印出EXCEL的快捷鍵清單(用A4紙打印共有24頁之多):
1)打開EXCEL幫助文件并選擇“目錄”選項。
2)從“使用快捷鍵”文件夾中選擇“”快捷鍵“標題。
3)右擊該標題,從快捷菜單中選擇“打印”。
4)選擇“打印所選標題和所有子主題”,單擊“確定”。
可以在創(chuàng)建宏時指定快捷鍵,也可以在創(chuàng)建后再指定。要在創(chuàng)建(錄制)宏時指定快捷鍵,只須在錄制宏時在輸入宏名后,在“快捷鍵”文本框中輸入相應的鍵。錄制宏后指定快捷鍵也很簡單,只需選擇“工具”“宏”,顯示“宏”對話框,選擇要指定快捷鍵的宏,再單擊“選項”按鈕,通過“選項”對話框進行設置。
2.2 決定宏保存的位置
宏可保存在三種可能的位置:
1)當前工作簿。(只有該工作簿打開時,該宏才可用。)
2)新工作簿。
3)個人宏工作簿。
2.3 個人宏工作簿
個人宏工作簿,是為宏而設計的一種特殊的具有自動隱藏特性的工作簿。第一次將宏創(chuàng)建到個人宏工作簿時,會創(chuàng)建名為“PERSONAL.XLS"的新文件。如果該文件存在,則每當EXCEL啟動時會自動將此文件打開并隱藏在活動工作簿后面(在“窗口”菜單中選擇“取消隱藏”后,可以很方便地發(fā)現(xiàn)它的存在。)如果你要讓某個宏在多個工作簿都能使用,那么就應當創(chuàng)建個人宏工作簿,并將宏保存于其中。個人宏工作簿保存在“XLSTART”文件夾中。具體路徑為:C:\WINDOWS\Profiles\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART?梢砸詥卧~“XLSTART”查詢。
注意:如果存在個人宏工作簿,則每當EXCEL啟動時會自動將此文件打開并隱藏。因為它存放在XLSTART文件夾內。
2.3.1 保存宏到個人宏工作簿
本練習,將保存一個簡單的宏到個人宏工作簿,該宏為文本加下劃線并改為斜體,步驟如下:
1)建立一個名為“HOUR2”的工作簿,選擇"工具"-"宏"-"錄制新宏",顯示"錄制新宏"對話框.
2)輸入"格式化文本"作為宏名.
3)從"保存在"下拉框中選擇"個人宏工作簿".
4)單擊"確定"按鈕.現(xiàn)在進入錄制模式.
5)單擊"斜體"工具欄按鈕.一段時間內,鼠標出現(xiàn)沙漏,特別是在第一次創(chuàng)建個人宏工作簿時,因為EXCEL在創(chuàng)建該工作簿.
6)單擊"下劃線"按鈕.
7)停止錄制.
2.3.2 使用并編輯個人宏工作簿中的宏
剛才已經保存了一個宏到個人宏工作簿,現(xiàn)在可以在任何工作簿中使用該宏.可按如下步驟操作:
1)關閉所有EXCEL工作簿.
2)任意打開一個EXCEL文件.(EXCEL自動將個人宏工作簿同時打開并隱藏.)
3)在A3中輸入你的名字.
4)選擇"工具"-"宏",顯示宏對話框.現(xiàn)在可以在宏列表中看到"格式化文本"這個宏.
5)選擇"格式化文本"宏,并執(zhí)行.現(xiàn)在A3單元格中,你的名字變?yōu)樾斌w字還帶有下劃線.選擇"窗口"-"取消隱藏",可以將PERSONAL.XLS顯示出來,其中沒有任何文字,但通過VBA編輯器可以在其中的模塊中找到"格式化文本"這個宏.在VBA編輯器中可以對該宏進行直接編輯或者刪除.如果PERSONAL.XLS中一個宏都沒有,在啟動EXCEL時仍會打開PERSONAL.XLS,這也許是EXCEL存在的一個小毛病.
2.4 將宏指定給按鈕
即使通過快捷鍵可以是宏的執(zhí)行變快,但是一旦宏的數(shù)量多了也難于記憶,而且,如果宏是由其他人來使用,難道你要他們也記住那么多的快捷鍵嗎?
作為EXCEL開發(fā)者,一個主要的目標是為自動化提供一個易于操作的界面."按鈕"是最常見的界面組成元素之一.通過使用“窗體”工具欄,可以為工作簿中的工作表添加按鈕。在創(chuàng)建完一個按鈕后,可以為它指定宏,然后你的用戶就可以通過單擊按鈕來執(zhí)行宏。在本練習中,將創(chuàng)建一個按鈕,并為它指定一個宏,然后用該按鈕來執(zhí)行宏。具體步驟如下:
1)打開“HOUR2”工作簿。
2)調出”窗體“工具欄。
3)單擊”窗體“工具欄中的“按鈕”控件,此時鼠標變成十字形狀。
4)在希望放置按鈕的位置按下鼠標左鍵,拖動鼠標畫出一個矩形,這個矩形代表了該按鈕的大小。對大小滿意后放開鼠標左鍵,這樣一個命令按鈕就添加到了工作表中,同時EXCEL自動顯示“指定宏”對話框。
5)從“指定宏”對話框中選擇“格式化文本”,單擊“確定”。這樣,就把該宏指定給命令按鈕。
6)在按鈕的標題“按鈕1”前單擊鼠標左鍵,按下DELETE直到刪除所有文本,輸入“格式化”作為標題。
7)單擊按鈕外的任意位置,現(xiàn)在該按鈕的標題由默認的“按鈕1”變?yōu)?ldquo;格式化”而且被指定了一個宏。
8)試著在某個單元格中輸入文本,單擊按鈕運行該宏。
當鼠標移動至該按鈕時自動變成手的形狀,如果要改變其大小或標題,只需用右鍵單擊該按鈕就可以進行修改和設置。很明顯,你再也不需記住宏的名字或快捷鍵了,只需按一下按鈕。
2.5 將宏指定給圖片或其他對象
要執(zhí)行宏有多種方法可以選擇,可以將宏指定給按鈕等控件,還可以指定給圖片、自定義工具欄、窗體甚至可以將宏指定給某個“事件”,比如單擊工作表,雙擊工作表,激活工作表,打開工作簿等等,“事件”是一個重要的概念,除此而外“方法”“對象”都是將來你會經常接觸到的。現(xiàn)在它們看來十分抽象,但是將來你會很熟悉這些詞語。指定宏到圖片十分簡單,只需單擊某個圖片,單擊快捷菜單中的“指定宏”進行設置即可。
如果不希望在工作表上添加控件或圖片執(zhí)行宏,還有一種方法可以選擇:將宏指定給“工具欄按鈕”,可按如下步驟進行:
1)打開“HOUR2”工作簿,選擇“工具”-“定義”,顯示“自定義工具欄”對話框。
2)從“類別”列表框中選擇“宏”,從“命令”列表框中選擇“自定義按鈕”。
3)將“自定義按鈕”拖動到工具欄。
4)右鍵單擊該按鈕,選擇“指定宏”,顯示“指定宏”對話框。
5)選擇“格式化文本”并確定。
6)單擊“關閉”按鈕,關閉“自定義工具欄”對話框。
7)試著在某個單元格中輸入文本,單擊工具欄按鈕運行該宏。
2.6 小結
小結與思考: 宏存放于三個可能的位置。個人宏工作簿存放的位置和特性。執(zhí)行宏的方式。指定宏是為某個對象的事件指定一個程序,一旦這個對象以該事件激活,系統(tǒng)將運行指定的程序。
常用的對象有:workbook,worksheet,range,cells,圖表,圖片,數(shù)據(jù)透視表,控件,窗體,工具欄.每一個對象都有其可以響應的特殊事件(也有一些通用事件如單擊或雙擊等)。如有興趣,可以通過EXCEL幫助文件查詢這幾個詞條。在EXCEL中看到的幾乎都是屬于某個對象,而在EXCEL中所做的許多工作,如移動一下鼠標等等,都可能觸發(fā)了一個事件。下一學時我們將共同學習“控件”。