對于多人參與編輯的報告、論文等文檔來說，確切了解每個人的想法非常重要，Word 2000的批注和修訂就是集思廣益的絕佳工具。

 

■一、插入批注　　1.文字批注

 

　　批注是間接顯示在文檔中的信息。其他用戶只要打開文檔，就能看到批注人的姓名和批文，甚至聽到他的聲音。插入文字批注的操作過程是：

　　第1步：選中需要做出批注的文字，或將光標放在需要進行批注的地方。

　　第2步：單擊Word 2000“插入”選單下的“批注”命令，當前窗口下方就會增加一個批注輸入窗口（圖1），并自動插入批注者的姓名（即系統(tǒng)的當前用戶名）和批注的序號。

圖1

　　第3步：第一條批注輸入完成后，重復第1、2步操作。光標就會在批注窗口中自動回車，供用戶輸入第二條批注。

 

　　第4步：按上述步驟循環(huán)往復，就可以將所有批注插入文檔。單擊批注輸入窗口中的“關閉”按鈕，按常規(guī)方法保存文檔即可。

　　2.聲音批注

　　插入聲音批注的第1、2步操作與文字批注相同，其余操作過程是：

　　第3步：單擊批注輸入窗口（圖1）中的“磁帶”圖標，彈出“錄音機”（圖2）。單擊“錄音”按鈕，對著話筒說出您的批注。如果情況正常，“錄音機”窗口會有聲音波形跳動。

圖2

　　第4步：錄音完成后單擊“錄音機”中的“停止”按鈕，可以在批注窗口的姓名和序號后看到喇叭圖標（圖1）。

 

　　第5步：按上面介紹的方法重復操作，就可以輸入多條聲音批注。全部完成后單擊批注輸入窗口中的“關閉”按鈕，按常規(guī)方法保存文檔即可（注意：此時由于文檔嵌入了聲音，它的體積會大大增加）。

■二、查看批注　　含有批注的文檔被打開以后，批注位置、批注人姓名和序號用黃顏色標出。將光標指向某個批注，如果它是文字批注，會立刻彈出淺黃色的文字框顯示具體內容。如果光標指向的是聲音批注，則文字框內只顯示批注人的姓名。您可以用鼠標右擊批注，選中快捷選單中的“編輯批注”打開窗口。然后雙擊批注窗口中的喇叭圖標，電腦音箱即可將聲音批注播放出來。

 

　　需要說明的是：文檔中顯示的批注者姓名和批注序號只顯示不打印。無須保留的批注者姓名和序號，可以將其選中按Del鍵刪除。另外，將光標放在編輯與批注窗口之間的分隔線上，待光標變成雙向光標以后，您可以隨意調整兩個窗口的大小。

■三、修訂　　1.插入修訂

 

　　修訂是用戶對文檔做出的直接修改。它與常規(guī)編輯方法做出的修改不同，您不僅能夠看出何處做出了修改，還能接受或拒絕這些修改，大大提高了多人編輯文檔時的效率。插入修訂的操作過程是：

圖3

　　第1步：將光標放在需要插入修訂的位置。

 

　　第2步：單擊Word 2000“工具”、“修訂”子選單下的“突出顯示修訂”打開對話框（圖3），根據實際需要選中其中的選項（建議全部選中），還可以單擊“選項”按鈕打開對話框，改變修訂的標記方式（如去掉修訂文字的下劃線）。

圖4

　　第3步：輸入第一條修訂（默認用紅色加下劃線的文字顯示），完成后將光標移到新的修訂位置，重復第2步操作再次輸入修訂。

 

　　2.編輯修訂

　　編輯修訂就是對修訂做出接受或拒絕的決定，具體操作方法是：

　　用鼠標右鍵單擊文檔中的修訂文字，根據需要選擇“接受修訂”或“拒絕修訂”命令（見圖４）。前者可去掉文字的修訂標記（顏色和下劃線），成為文檔的一部分；后者可直接將文字從文檔中刪除，不會留下任何修訂過的痕跡。