一、記錄用筆要求
記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆,不應(yīng)用紅筆,這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。
二、記錄的原始性
記錄要保持現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)作,如實(shí)記錄,這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當(dāng)天的運(yùn)作當(dāng)天記,當(dāng)周的活動(dòng)當(dāng)周記。做到及時(shí)和真實(shí),不允許添加點(diǎn)滴水分,使記錄真實(shí)可靠。記錄保持其原始性,不可以重新抄寫(xiě)和復(fù)印,更不可以在過(guò)程進(jìn)行完后加以修飾和裝點(diǎn)。
三、記錄的清晰準(zhǔn)確
記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結(jié)果或提供體系所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件而策劃設(shè)置的,即是證據(jù),首先要屬實(shí),要做到屬實(shí),就要將過(guò)程做到位并運(yùn)作事實(shí)記得正確和清晰,語(yǔ)言和用字都要規(guī)范。不但使自己能看清楚,也能使別人都看清楚。
四、筆誤的處理
在填寫(xiě)記錄出現(xiàn)筆誤后,不要在筆誤處亂寫(xiě)亂畫(huà),甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋,正確的處理筆誤的方法,是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上,用原使用的筆墨畫(huà)一橫線,再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。
五、空白欄目的填寫(xiě)
有些記錄在運(yùn)作的情況下所有的欄目無(wú)內(nèi)容可填。怎么處置呢?空白欄目不能不填,其填寫(xiě)的方法是在空白的適中位置畫(huà)一橫線,表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目,只是無(wú)內(nèi)容可填,就以一橫線代之,如果縱向有幾行均無(wú)內(nèi)容填寫(xiě),亦可用一斜線代之。
六、簽署要求
記錄中會(huì)包含各種類(lèi)型的簽署,有作業(yè)后的簽署,有認(rèn)可、審定、批準(zhǔn)等簽署,這些簽署都是這原則、權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn),是記錄運(yùn)作中不可少的組成部分,任何簽署都應(yīng)簽署全名,同時(shí)盡可能的清晰易辨,盡量不要有姓無(wú)名或有名無(wú)姓情況存在。