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    管理體系建立的流程

    放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2022-06-22  來源:HACCP聯(lián)盟公眾號(hào)
    核心提示:管理體系建立的流程
       建立管理體系,無論是 ISO9001質(zhì)量管理體系、ISO14000環(huán)境管理體系,還是HACCP食品安全管理體系,或者是其他管理體系,一般來說,流程相似,但不同的管理體系還是略有區(qū)別。下面僅以建立ISO9001質(zhì)量管理體系為例,說明建立管理體系的流程。
     
      1 總體流程劃分
     
      建立ISO9001質(zhì)量管理體系的流程,依據(jù)PDCA原理(PLAN:策劃;DO:實(shí)施;CHECK:檢查;ACTION:改進(jìn)),通常包括四個(gè)階段。通俗一點(diǎn),也就是包括人們通常所說的“寫我所做,做我所寫,記我所做,持續(xù)改進(jìn)”的內(nèi)容。這四個(gè)階段為:準(zhǔn)備階段、策劃 質(zhì)量管理體系階段、體系運(yùn)行階段和認(rèn)證審核階段?傮w完成時(shí)間大約需要四個(gè)月左右。不同的管理體系時(shí)間要求上略有差別。
     
      1.1 準(zhǔn)備階段 :
     
      體系策劃 時(shí)間:一周左右。
     
      企業(yè)成立貫標(biāo)小組,通常由企業(yè)最高管理者擔(dān)任組長(zhǎng),組員包括由最高管理者任命的管理者代表、各級(jí)管理人員和技術(shù)骨干。貫標(biāo)小組與咨詢顧問討論、擬定建立質(zhì)量管理體系的計(jì)劃草案。
     
      1.2 體系策劃階段
     
      時(shí)間:一個(gè)月左右。
     
      本階段包括企業(yè)調(diào)研、診斷,標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn),體系文件的編寫、修訂,文件發(fā)布等過程。
     
      1.3 體系運(yùn)行階段
     
      時(shí)間:一般管理體系標(biāo)準(zhǔn)都要求運(yùn)行三個(gè)月以上。
     
      本階段包括:文件培訓(xùn),質(zhì)量管理體系運(yùn)行指導(dǎo),內(nèi)部審核培訓(xùn)、指導(dǎo),管理評(píng)審培訓(xùn)、指導(dǎo)等過程。
     
      1.4 認(rèn)證審核階段
     
      時(shí)間:半個(gè)月左右
     
      本階段包括:符合性審核(模擬審核),認(rèn)證前準(zhǔn)備,認(rèn)證機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)審核,指導(dǎo)關(guān)閉不符合項(xiàng),獲得證書等過程。
     
      現(xiàn)場(chǎng)審核由獨(dú)立的第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)實(shí)施,評(píng)價(jià)企業(yè)的質(zhì)量管理體系與標(biāo) 準(zhǔn)的符合程度,以確定是否頒發(fā)認(rèn)證證書。
     
      2 各階段工作重點(diǎn)
     
      2.1 成立貫標(biāo)小組
     
      貫標(biāo)小組最好由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長(zhǎng) ,最大限度地發(fā)揮體系建立所需的領(lǐng)導(dǎo)作用,實(shí)現(xiàn)“運(yùn)籌帷幄、決勝千里”。
     
      管理者代表的主要作用是 代表總經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé) ISO9001相關(guān)事宜,最好由 主管業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理擔(dān)任,一方面,其對(duì)組織內(nèi)各個(gè)部門的運(yùn)作較為熟悉,另一方面,在進(jìn)行管理決策時(shí),有足夠的權(quán)力和影響力。
     
      2.2 調(diào)研
     
      時(shí)間:1~2天,部門多、流程復(fù)雜的企業(yè)需要的時(shí)間會(huì)相應(yīng)多一些。
     
      調(diào)研是建立質(zhì)量管理體系的基礎(chǔ)。其目的在于:了解企業(yè)的管理現(xiàn)狀,并與標(biāo)準(zhǔn)對(duì)照,找出差距,修訂建立質(zhì)量管理體系計(jì)劃草案,形成最終的實(shí)施計(jì)劃。
     
      調(diào)研前企業(yè)應(yīng)收集與以上內(nèi)容有關(guān)的資料,包括企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)說明(圖)、工作制度、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、在用的工作記錄種類清單及記錄表格樣式、技術(shù)手冊(cè)、設(shè)備臺(tái)帳、計(jì)量?jī)x器清單、適用的法律法規(guī)及國(guó)標(biāo)等。
     
      調(diào)研工作由咨詢顧問小組全面細(xì)致地調(diào)查了解企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)權(quán)限、管理過程、生產(chǎn)過程、質(zhì)量管理現(xiàn)狀、設(shè)備管理現(xiàn)狀、員工素質(zhì)現(xiàn)狀等,在充分了解公司的基本情況后,與公司高層管理人員進(jìn)行溝通,明確公司發(fā)展的方向和思路、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、管理體系的策劃結(jié)構(gòu)等。
     
      調(diào)研工作根據(jù)企業(yè)的情況,一般需要 1~2天的時(shí)間,部門多、流程復(fù)雜的企業(yè)需要的時(shí)間會(huì)多一些。
     
      2.3 培訓(xùn)
     
      培訓(xùn)分三次進(jìn)行:A、標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn) B、文件培訓(xùn) C、內(nèi)審及管理評(píng)審培訓(xùn)
     
      2.3.1 標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)
     
      時(shí)間:大約需要二到三天。
     
      本次培訓(xùn)是針對(duì) ISO9001標(biāo)準(zhǔn)所做的培訓(xùn),培訓(xùn)的內(nèi)容包括ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展歷史、質(zhì)量管理八項(xiàng)原則、ISO9001標(biāo)準(zhǔn)等,目的在于使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者、各級(jí)管理人員和廣大員工對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容有深入的了解和掌握,并在此基礎(chǔ)之上靈活運(yùn)用,結(jié)合企業(yè)實(shí)際建立質(zhì)量管理體系,實(shí)施并改進(jìn)之,充分發(fā)揮其作用。
     
      培訓(xùn)前,企業(yè)應(yīng)制定培訓(xùn)計(jì)劃,確定培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、參加人等內(nèi)容;谂嘤(xùn)的目的,參與人員至少包括中層以上領(lǐng)導(dǎo)(最高管理者必須參加),最好是全體員工參加。
     
      2.3.2 文件培訓(xùn)
     
      本次培訓(xùn)是在體系文件發(fā)布后,由咨詢顧問針對(duì)體系文件所做的培訓(xùn),目的在于讓內(nèi)審員熟悉體系文件的內(nèi)容,知道自己在體系中有哪些具體工作,指導(dǎo)內(nèi)審員如何按照這些文件去做,需要形成哪些記錄,以及在實(shí)施過程中應(yīng)注意的問題。然后通過內(nèi)審員對(duì)所在部門人員進(jìn)行必要的培訓(xùn),使有關(guān)人員都清楚體系文件的要求,使體系文件落到實(shí)處。此類培訓(xùn)可由企業(yè)根據(jù)需要,選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行。
     
      2.3.3 內(nèi)審及管理評(píng)審培訓(xùn)
     
      本次培訓(xùn)一般是在體系文件發(fā)布運(yùn)行一個(gè)半月左右時(shí)間進(jìn)行,是針對(duì)內(nèi)審員進(jìn)行的培訓(xùn)。通過培訓(xùn),內(nèi)審員應(yīng)掌握內(nèi)部審核的技巧和方法,能夠發(fā)現(xiàn)體系運(yùn)行中存在的問題,以及針對(duì)問題如何處理。
     
      內(nèi)審員對(duì)質(zhì)量管理體系的作用是至關(guān)重要的,其主要職責(zé)是對(duì)質(zhì)量管理體系的運(yùn)行情況進(jìn)行檢查,以期發(fā)現(xiàn)體系所涉及的過程中可能存在的問題,評(píng)價(jià)體系的執(zhí)行與策劃的符合程度,確定所改進(jìn)的內(nèi)容,實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系的自我完善功能。
     
      2.4 體系文件編寫、修訂、發(fā)布
     
      時(shí)間:一個(gè)月左右
     
      ISO9001質(zhì)量管理體系是系統(tǒng)化的、遵循PDCA管理模式并以文件支持的管理體系。形成文件不是目的,它是一項(xiàng)增值活動(dòng),其價(jià)值在于溝通思想、統(tǒng)一行動(dòng)。
     
      文件編寫前需要做必要的準(zhǔn)備活動(dòng),包括小組成員分工,按分工收集現(xiàn)有的各類管理文件、工藝、標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等相關(guān)資料。在此基礎(chǔ)上,由咨詢顧問小組指導(dǎo)編寫體系文件。
     
      文件初稿完成后,咨詢顧問小組會(huì)同公司各部門管理人員一起,對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行討論,使文件更具可操作性。修訂后的體系文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后頒布實(shí)施,進(jìn)行體系實(shí)際運(yùn)行階段。
     
      2.5 內(nèi)部審核:
     
      時(shí)間:體系運(yùn)行一個(gè)半月左右時(shí)進(jìn)行,大約需要二到三天。
     
      內(nèi)部審核由咨詢顧問小組指導(dǎo)內(nèi)審員實(shí)施。通過內(nèi)部審核,使內(nèi)審員熟練掌握內(nèi)審技巧、方法,為公司培養(yǎng)質(zhì)量管理方面的專業(yè)人才;通過內(nèi)部審核,尋找和發(fā)現(xiàn)企業(yè)質(zhì)量管理體系所涉及的過程中可能存在的問題和漏洞,有針對(duì)性地采取糾正 /預(yù)防措施,使質(zhì)量管理體系的過程能力得到完善和提高。
     
      2.6 管理評(píng)審:
     
      時(shí)間:內(nèi)部審核結(jié)束后二十天左右進(jìn)行。
     
      管理評(píng)審?fù)ǔS煽偨?jīng)理主持。其目的在于,依據(jù)內(nèi)審結(jié)果報(bào)告、各部門工作報(bào)告、顧客反饋、過程的業(yè)績(jī)、糾正 /預(yù)防措施的狀況、改進(jìn)的建議等內(nèi)容對(duì)質(zhì)量管理體系的充分性、適宜性和有效性進(jìn)行評(píng)價(jià),找出薄弱環(huán)節(jié),采取糾正、糾正措施和預(yù)防措施,使質(zhì)量管理體系得以不斷完善和改進(jìn)。
     
      2.7 符合性審核(模擬審核):
     
      咨詢顧問在認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核前將組織一次模擬審核,按照認(rèn)證機(jī)構(gòu)的審核程序,對(duì)企業(yè)進(jìn)行認(rèn)證前的全面審核,針對(duì)審核中出現(xiàn)的問題提出整改意見。通過符合性審核,使企業(yè)員工熟悉審核程序,感受審核氣氛,避免因緊張而出現(xiàn)的的問題,爭(zhēng)取一次性順利通過現(xiàn)場(chǎng)認(rèn)證審核。
     
      2.8 認(rèn)證準(zhǔn)備:
     
      此工作包括選擇第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu),擬定迎審計(jì)劃,做好迎審動(dòng)員,講解審核注意事項(xiàng),確保以最好的精神面貌迎接審核。
     
      2.9 現(xiàn)場(chǎng)審核
     
      按認(rèn)證審核組制定的計(jì)劃,積極配合審核組的審核工作,做好后勤安排,配備陪同人員,確保認(rèn)證審核的順利進(jìn)行。
     
      2.10 關(guān)閉不符合項(xiàng)
     
      作為質(zhì)量管理體系方面的專業(yè)審核員,審核組成員總會(huì)發(fā)現(xiàn)體系運(yùn)行中所存在的問題,提出這些問題對(duì)質(zhì)量管理體系的改進(jìn)是有幫助的,這也是第三方審核的意義所在。審核組所發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng),需要企業(yè)進(jìn)行糾正,并根據(jù)原因采取必要的糾正措施,防止類似問題的再次發(fā)生。在所采取的措施完成后,企業(yè)需要向?qū)徍私M提供相關(guān)證據(jù),證明措施的合理性和完成情況,以此表明不符合項(xiàng)得到關(guān)閉。審核組只有在不符合項(xiàng)關(guān)閉后,才能向認(rèn)證中心遞交審核材料。
     
      2.11 獲取證書
     
      審核組的審核結(jié)果經(jīng)認(rèn)證中心的技術(shù)專家委員會(huì)審議通過后,認(rèn)證中心將向企業(yè)頒發(fā)證書,證明企業(yè)的質(zhì)量管理體系得到了建立、實(shí)施和改進(jìn)。
     
      以上是建立質(zhì)量管理體系所需的階段和重點(diǎn)過程,這些階段和過程的制定是遵循管理學(xué)上的 PDCA原理制定的,非?茖W(xué)。它能夠由淺入深、循序漸進(jìn)地將ISO900管理思想和理論灌輸?shù)狡髽I(yè)實(shí)際的質(zhì)量管理工作當(dāng)中,深入到每個(gè)人的思想當(dāng)中。相對(duì)于建立有效的質(zhì)量管理體系來說,每一個(gè)階段和過程都是必不可少的,每一個(gè)階段和過程都是一個(gè)臺(tái)階。如果每個(gè)臺(tái)階都有所悟、有所體會(huì),一個(gè)臺(tái)階一個(gè)臺(tái)階地往上走,最終會(huì)有一種豁然開朗的感覺。企業(yè)如果能夠本著腳踏實(shí)地的態(tài)度,扎扎實(shí)實(shí)地按照每一個(gè)過程的要求去做,所獲得的收益將是不可估量的。相反,如果只是輕描淡寫地、走過場(chǎng)一樣地去做,為追求速度甚至省略一些階段或步驟,效果一定會(huì)大打折扣,嚴(yán)重者會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響。
     
      在此還要說明一點(diǎn),通過認(rèn)證審核,取得認(rèn)證證書不是目的。將管理體系長(zhǎng)期保持下去,并通過內(nèi)審、管理評(píng)審等多種檢查工具,不斷發(fā)現(xiàn)問題,堅(jiān)持持續(xù)改進(jìn),不斷完善管理體系,與時(shí)俱進(jìn),才是企業(yè)永恒的目標(biāo)。
    編輯:foodqm

     
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