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    重視合同評(píng)審 規(guī)避認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)

    放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2011-08-19  來(lái)源:華夏認(rèn)證中心
    核心提示:一、認(rèn)證機(jī)構(gòu)的合同評(píng)審要求 在簽約之前,業(yè)務(wù)人員往往需要與客戶就許多事項(xiàng)進(jìn)行前期溝通,以了解客戶的認(rèn)證準(zhǔn)備情況,確認(rèn)實(shí)施認(rèn)證的能力,如:申請(qǐng)方是否具備認(rèn)證的條件?是否具備申請(qǐng)認(rèn)證范圍的認(rèn)可資格?是否有能力滿足客戶的認(rèn)證要求,如審核時(shí)間的要求,語(yǔ)言要求等?
    一、認(rèn)證機(jī)構(gòu)的合同評(píng)審要求
    在簽約之前,業(yè)務(wù)人員往往需要與客戶就許多事項(xiàng)進(jìn)行前期溝通,以了解客戶的認(rèn)證準(zhǔn)備情況,確認(rèn)實(shí)施認(rèn)證的能力,如:申請(qǐng)方是否具備認(rèn)證的條件?是否具備申請(qǐng)認(rèn)證范圍的認(rèn)可資格?是否有能力滿足客戶的認(rèn)證要求,如審核時(shí)間的要求,語(yǔ)言要求等?是否與申請(qǐng)方就認(rèn)證流程與認(rèn)證要求達(dá)成一致?需要對(duì)審核時(shí)間作出怎樣的安排?……這個(gè)過(guò)程稱之為合同評(píng)審,CNAB-AC11:2002(ISO/IEC導(dǎo)則62:1996)——《認(rèn)證機(jī)構(gòu)實(shí)施質(zhì)量體系認(rèn)證的認(rèn)可基本要求》第3.2.1條款中有明確的規(guī)定:
    審核之前,認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)認(rèn)證申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)審并保存記錄, 以確保:對(duì)申請(qǐng)方的各項(xiàng)認(rèn)證要求,要清楚地予以確定、形成文件和得到理解;解決認(rèn)證機(jī)構(gòu)與申請(qǐng)人之間在理解上的差異;對(duì)于申請(qǐng)人申請(qǐng)的認(rèn)證范圍、運(yùn)作場(chǎng)所及一些特殊要求(如申請(qǐng)人使用的語(yǔ)言等),認(rèn)證機(jī)構(gòu)有能力實(shí)施認(rèn)證。
    一、 不規(guī)范合同評(píng)審的風(fēng)險(xiǎn)分析
    由于認(rèn)證機(jī)構(gòu)不能確保在所有行業(yè)都具備認(rèn)證能力,也不能確保所有申請(qǐng)認(rèn)證的客戶都具備認(rèn)證條件,因此在合同評(píng)審過(guò)程中需要評(píng)審人員具備專(zhuān)業(yè)的知識(shí),必要時(shí)需要相應(yīng)專(zhuān)業(yè)的審核人員協(xié)助評(píng)審。不規(guī)范/走過(guò)場(chǎng)的合同評(píng)審都將給機(jī)構(gòu)帶來(lái)認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)。合同評(píng)審過(guò)程較容易出現(xiàn)的問(wèn)題如下:
    1、評(píng)審人員的專(zhuān)業(yè)能力不足,造成錯(cuò)誤的評(píng)審結(jié)果。
    合同評(píng)審的重要內(nèi)容之一是根據(jù)申請(qǐng)的認(rèn)證范圍,確認(rèn)認(rèn)證機(jī)構(gòu)是否具備認(rèn)證的專(zhuān)業(yè)能力。以ISO9000為例,CNAB根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)將認(rèn)證行業(yè)分為39個(gè)專(zhuān)業(yè)類(lèi)別,并根據(jù)認(rèn)證機(jī)構(gòu)的審核能力給予各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)的認(rèn)可,認(rèn)證機(jī)構(gòu)則在認(rèn)可的專(zhuān)業(yè)范圍內(nèi)簽發(fā)帶CNAB標(biāo)志的ISO9000證書(shū)。為確保審核過(guò)程的專(zhuān)業(yè)性,認(rèn)證機(jī)構(gòu)根據(jù)專(zhuān)業(yè)類(lèi)別安排該專(zhuān)業(yè)的審核員執(zhí)行現(xiàn)場(chǎng)審核。
    如果在合同評(píng)審中,錯(cuò)誤地劃分專(zhuān)業(yè)類(lèi)別,首先帶來(lái)由非專(zhuān)業(yè)審核員進(jìn)行審核的風(fēng)險(xiǎn)。非專(zhuān)業(yè)審核員往往難以識(shí)別受審核方過(guò)程控制關(guān)鍵點(diǎn),審核抽樣缺少代表性,不能準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)受審核方存在的問(wèn)題。這樣的審核,輕者是不能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,審核專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng),被企業(yè)視為外行,重者審核走過(guò)場(chǎng),作出錯(cuò)誤的審核結(jié)論,向存在重大問(wèn)題的企業(yè)簽發(fā)認(rèn)證證書(shū)。其二,若把未認(rèn)可的專(zhuān)業(yè)錯(cuò)誤劃分成經(jīng)認(rèn)可的其他專(zhuān)業(yè),那么認(rèn)證機(jī)構(gòu)簽發(fā)的證書(shū)則可能是無(wú)效的。
    2、評(píng)審的審核人天不合理,對(duì)審核的有效性產(chǎn)生負(fù)面影響。
    審核人天數(shù)的確定是合同評(píng)審的另一項(xiàng)重要工作。認(rèn)證機(jī)構(gòu)根據(jù)認(rèn)可委對(duì)審核時(shí)間的規(guī)定,制定審核時(shí)間評(píng)審的方法和規(guī)則。在受理認(rèn)證申請(qǐng)后,客戶中心將根據(jù)申請(qǐng)方的人員規(guī)模和認(rèn)證范圍確定文件審核和現(xiàn)場(chǎng)審核人天數(shù),審核中心依據(jù)客戶中心確定的人天數(shù)安排審核計(jì)劃。
    充分的審核時(shí)間是認(rèn)證機(jī)構(gòu)提供優(yōu)質(zhì)認(rèn)證服務(wù)的保證,審核人天的評(píng)審?fù)瑯有枰獙?zhuān)業(yè)性和審核經(jīng)驗(yàn),審核人天過(guò)多或過(guò)少都會(huì)對(duì)審核的有效性帶來(lái)影響。若審核人天過(guò)多,會(huì)造成審核效率低下、審核拖沓的不良影響;若審核人天過(guò)少,會(huì)造成審核抽樣不充分,無(wú)法客觀評(píng)價(jià)體系運(yùn)行的效果,直接影響到審核質(zhì)量,嚴(yán)重者會(huì)造成審核形式化。由于審核人天與認(rèn)證機(jī)構(gòu)的認(rèn)證成本直接有關(guān),目前有些認(rèn)證機(jī)構(gòu)存在故意減少審核人天,片面追求利益最大化的違規(guī)行為。
    3、不了解申請(qǐng)組織的行業(yè),受理了不具備認(rèn)證條件的認(rèn)證申請(qǐng)。
    業(yè)務(wù)人員在簽署合同之前,應(yīng)對(duì)申請(qǐng)組織的體系運(yùn)行情況有一定的了解,必要時(shí)對(duì)企業(yè)進(jìn)行初訪,確認(rèn)申請(qǐng)組織是否具備認(rèn)證的條件,對(duì)不具備認(rèn)證條件的組織,應(yīng)拒絕申請(qǐng)的受理。在申請(qǐng)過(guò)程中會(huì)遇到以下情況:
    1)  申請(qǐng)認(rèn)證的范圍不屬于該企業(yè)工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照中注冊(cè)的范圍;
    2)  對(duì)于強(qiáng)制性認(rèn)證的產(chǎn)品,申請(qǐng)方未經(jīng)相關(guān)部門(mén)許可批準(zhǔn),如生產(chǎn)許可證,衛(wèi)生注冊(cè)許可證;
    3)  該企業(yè)申請(qǐng)認(rèn)證的時(shí)間為非正常生產(chǎn)過(guò)程或停產(chǎn),現(xiàn)場(chǎng)審核不能獲取體系運(yùn)行的客觀證據(jù);
    4)  對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)行業(yè)不能提供行業(yè)的資質(zhì)證明,如建筑公司;
    5)  體系建立時(shí)間非常短,不能確保體系充分有效運(yùn)行;
    6)  企業(yè)虛報(bào)人數(shù),故意減少與生產(chǎn)有關(guān)的工作人員數(shù)量;
    7)  未真實(shí)說(shuō)明分現(xiàn)場(chǎng)的情況;
    8)  負(fù)有設(shè)計(jì)責(zé)任的組織申請(qǐng)不含設(shè)計(jì)的ISO9001:2000認(rèn)證;
    9)  污染超標(biāo)排放卻無(wú)任何治理措施的企業(yè),或未通過(guò)“三同時(shí)”驗(yàn)收的重污染企業(yè)申請(qǐng)ISO14000認(rèn)證。
    對(duì)于上述情況,認(rèn)證機(jī)構(gòu)需要與申請(qǐng)組織協(xié)商,必要時(shí)延遲其認(rèn)證申請(qǐng)。
    4、合同評(píng)審違背流程規(guī)定,可能造成既成事實(shí)的失誤。
    根據(jù)申請(qǐng)受理與合同評(píng)審的流程,認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)要求申請(qǐng)組織先填寫(xiě)申請(qǐng)書(shū),然后進(jìn)行合同評(píng)審,并就認(rèn)證各項(xiàng)要求與申請(qǐng)組織達(dá)成一致后確認(rèn)是否具備滿足認(rèn)證申請(qǐng)的能力。在此基礎(chǔ)上,再向申請(qǐng)組織報(bào)價(jià),簽署認(rèn)證合同。
    但是,很多認(rèn)證機(jī)構(gòu)往往會(huì)出現(xiàn)先簽合同后作合同評(píng)審的現(xiàn)象。產(chǎn)生的潛在風(fēng)險(xiǎn)是,當(dāng)在審核前進(jìn)行合同評(píng)審時(shí)發(fā)現(xiàn)機(jī)構(gòu)不具備該專(zhuān)業(yè)的認(rèn)證資格,此時(shí)為時(shí)已晚,取消合同是違約行為,審核發(fā)證則是欺詐行為。
    5.專(zhuān)業(yè)管理人員把關(guān)不嚴(yán),未及時(shí)發(fā)現(xiàn)評(píng)審中存在的問(wèn)題
        業(yè)務(wù)人員從事合同評(píng)審工作,由于受認(rèn)證經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域知識(shí)的局限,可能會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤的評(píng)審結(jié)果,如專(zhuān)業(yè)范圍劃分不準(zhǔn)確或?qū)徍巳颂鞌?shù)不足。為確保評(píng)審的準(zhǔn)確性,專(zhuān)業(yè)管理人員負(fù)責(zé)對(duì)合同評(píng)審過(guò)程提供專(zhuān)業(yè)支持,確認(rèn)專(zhuān)業(yè)范圍和審核人天評(píng)審的準(zhǔn)確性。如果專(zhuān)業(yè)管理人員對(duì)業(yè)務(wù)人員初步評(píng)審的結(jié)果不進(jìn)行仔細(xì)核實(shí)就簽署名字,那么,專(zhuān)業(yè)管理就流于形式,合同評(píng)審的結(jié)果容易出現(xiàn)偏差。若專(zhuān)業(yè)管理人員自身的專(zhuān)業(yè)能力不強(qiáng),往往也很難對(duì)合同評(píng)審的準(zhǔn)確性進(jìn)行評(píng)判。
    二、   合同評(píng)審的重要性
    隨著認(rèn)證事業(yè)的發(fā)展,客戶已越來(lái)越關(guān)注認(rèn)證機(jī)構(gòu)的認(rèn)證專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)和服務(wù)承諾的兌現(xiàn)。認(rèn)證作為一種專(zhuān)業(yè)性技術(shù)服務(wù),客戶的直接需求是獲取認(rèn)證證書(shū),而潛在需求是提升內(nèi)部管理水平。只有保證了審核組的專(zhuān)業(yè)性,提供充足的審核時(shí)間,才能確保審核服務(wù)的有效性,為客戶提供滿意的增值認(rèn)證服務(wù)。
    因此,認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)從源頭抓起,重視合同評(píng)審,不僅對(duì)合同評(píng)審人員培訓(xùn)專(zhuān)業(yè)知識(shí),使其熟悉并掌握各認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)合同評(píng)審的要求,同時(shí)加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)管理的把關(guān),確保每一份合同的順利履行,有效規(guī)避認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)。
    編輯:foodqa

     
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