審核記錄是收集審核證據并形成審核發(fā)現全過程的文字記載。

　　審核記錄是審核案卷中最重要的一部分，它是認證機構作出認證決定的依據。需要時（如申請?zhí)幚�、驗證審核證據），審核記錄可以為追溯提供事實憑證，也可以為下次審核方案的策劃提供參考，使審核的連續(xù)性得到保證。

        為使審核記錄滿足以上要求，審核記錄應包括足夠的細節(jié)，使它能反映受審核方質量管理體系的運行情況，判斷認證標準中的各項要求是否得到有效實施。記錄中應記有每個符合的審核發(fā)現及其支持的證據和每個不符合的審核發(fā)現及其支持的證據，用以支持認證決定的判斷。

        為此，審核員在審核過程中應準確地、公正地、簡潔而又清晰地記下所收集到的各種證據，使記錄真實可靠。這是審核員的重要職責，也是認證行業(yè)對審核員的職業(yè)要求。熟練地作好記錄也是審核員的一種職業(yè)技能。審核記錄的好與壞，是衡量審核員水平的重要標志。作不好審核記錄的審核員，由于他不能如實記錄收集的證據，不能提供符合要求的、可信的審核報告，得不出可靠的審核結果，因此不能圓滿完成審核任務。所以，每個審核員從當審核員第一天起，就應重視作好審核記錄，并應不斷努力提高自己的審核記錄水平。那種不重視審核記錄的品質，在考核審核員時，不把審核記錄水平作為重要考核內容等種種輕視審核記錄的做法，都是不利于提高審核水平的。

        在審核資料的評審過程中會發(fā)現，目前有少數審核記錄由于審核水平、專業(yè)水平、語文水平。文字書寫水平等諸多原因，明顯地不能滿足要求。這種情況，應引起認證界的足夠重視。

        分析審核記錄中存在的問題，表現是多種多樣的，無法—一表述，但其中有共性的主要問題可歸納為如下幾個方面：

        一、記錄內容偏離標準條款要求

        審核記錄的內容應當是被審核的標準條款要求取證的內容，但是有時發(fā)現記錄內容與審核條款要求有明顯偏離，其原因常常是審核員對標準條款的理解有偏離。

        例如：過程的監(jiān)視和測量以（8.2.3）的審核記錄，記錄的是產品生產過程中產品過程檢測的內容，明顯表明審核員對標準的理解錯誤，混淆了過程的監(jiān)視和測量（8.2.3）和產品的監(jiān)視和測量（8.2.4）兩條款的區(qū)別。

        又如：產品實現的策劃（7.1）條款的審核記錄中，只記有“生產任務是按合同由生產科按月下達”等，而沒有明確回答標準要求的四項策劃要求，看不出是否進行了策劃，更看不出策劃是否滿足標準要求。標準規(guī)定8.2.2和8.2.4條款的實施是根據7.1條款“產品實現的策劃”結果進行的，7.1條款運行不到位，8.2.3和8.2.4條款的審核也缺少依據，造成重要的審核內容落空。

        再如：生產和服務提供的控制（7.5.1）的審核記錄，只簡單地繪了一個生產流程圖，而無條款要求的六項內容。一個流程圖不能表明生產過程是否在受控狀態(tài)下進行，不能表明工藝文件是否齊全，設備是否完好，生產過程中的監(jiān)視和測量是否正常進行等各方面的情況。

        上述記錄無法為認證決定提供依據，是不符合要求的。

         二、記錄有事實無判斷

　　收集審核證據后，應對照審核準則進行評價、判斷，得出是否符合標準要求的結論。有的審核記錄雖然記有大量事實，但對事實是否符合標準要求卻無判斷，無結論。

        例如：監(jiān)視和測量裝置的控制（7.6）的審核，記錄中有抽查計量器具臺帳的情況，檢查計量儀器周期檢定的情況，還記有多種儀器的名稱、數量等，但沒有這些計量儀器的種類和精度是否能滿足產品檢驗要求的記載。這就造成7.6的審核結果是否滿足標準要求無依據。

        又如，對過程設備的審核，雖然記錄了大量的設備臺帳、設備維修年度計劃、月度計劃、維修記錄等情況，但這些生產設備的設置，以及它們的生產能力、加工精度是否能滿足產品的需要，記錄中沒有記載。這就使63b）的審核不能滿足要求，企業(yè)的設備管理是否達到標準要求無結論。

        三、記錄有判斷但無事實

        �？吹接械挠涗浿杏忻鞔_的“符合要求”的結論，但無事實依據。

        例如：管理評審（5.6）的審核，記錄內容是“管理評審內容符合要求，詳見企業(yè)管理評審記錄。”這種記錄無法作為認證決定的依據。因為看不到管理評審的輸人輸出內容，無法判斷管理評審是否符合標準要求。“詳見管理評審記錄”這種話更是讓人無奈，管理評審記錄在受審核方，怎么去“詳見”。

        又如，產品的監(jiān)視和測量（8.2.4）的審核，記錄內容是“查閱了出廠檢驗記錄，產品符合要求。”產品符合什么要求，出廠檢驗標準是什么，檢驗了多少項目，檢驗的數據如何，檢驗報告是否有產品檢驗員簽字，檢驗員是否有出廠檢驗的資格等都需要有清楚的記載，沒有這些記錄，無法判定產品的監(jiān)視和測量是否符合標準的要求。

        四、記錄中復印件過多

        在審核過程中，收集到的審核證據有時抄寫很不方便，復印后作為記錄的附件是可以的。但有的審核記錄中附有大量復印件，甚至復印件頁數大大超過手寫記錄的頁數。

        復印件是一種事實原件，復印件本身不能表明是否符合標準要求，不加解釋不加引用說明的復印件是不能作為審核證據的。如審核中復印了不少產品出廠檢驗報告，但報告中只有檢測結果，無出廠標準值。    這種報告不能作為產品出廠合格的證據，必須同時附有出廠檢驗標準才能給出判斷。

        有的審核員還收集了本不應收集的復印件。例如：把企業(yè)獲得CCC認證證書的檢驗報告（有的十幾頁、幾十頁，多的可達L百頁）全部復印后附在審核記錄中，這是很不合適的。質量管理體系認證只檢驗企業(yè)是否有CCC證書就夠了，至于企業(yè)如何獲得CCC證書，不是質量管理體系認證的檢查范圍。

        五、字跡潦草；不負責任

        審核記錄不是為審核員自己個人留用的記錄，它是存檔給別人看的Q審核時邊審邊記，這要求記錄快一些，字跡有些潦草也是可以理解的。但是有的記錄，字跡不是一般的潦草，而是龍飛鳳舞，有時幾個人一起‘研究”都看不懂，無法辨認。這種看不懂的記錄起不到記錄的效用，無法作為認證決定的依據。有的審核員對別人看不懂自己的記錄不以為然。他們認為別人看不懂記錄，是別人的問題，而不是自己的問題，這是一種對審核記錄不負責任的態(tài)度。更有甚者，個別審核員有意用潦草無法辨認的“天書”來掩蓋記錄中的問題，免除評審中的檢查，這種態(tài)度就更不好了。

        六．缺少實際內容的記錄
        有極個別的審核記錄無具體內容，這種記錄從頭到尾都看不出受審核方生產的是什么產品，看不出受審核方的生產過程是什么，看不到認證范圍中描述內容的實際過程情況。如審核記錄、8M4的審核記錄都籠統(tǒng)記錄成產品生產、產品檢驗等，無產品名稱、無檢驗標準、無檢驗記錄。這種記錄無法作為認證決定的依據，是無用的記錄。

        分析上述六個方面的問題，其原因主要是：

        1．審核員不熟悉標準各條款的要求，在現場審核過程中不會正確取證，造成記錄內容偏離標準；
        2．審核員專業(yè)知識不足，記錄中有意無意回避實際專業(yè)內容，造成記錄中有關專業(yè)內容籠統(tǒng)、空洞，提供不出證據；
        3．審核員語言表達能力、文字書寫能力差，文句不通、詞不達意、輕重不分、主次不明，因而不能清晰、準確地記錄取證的過程及結果；
        4．工作不負責任、敷衍了事，審核不公正、不嚴格，致使記錄馬虎草率。

        出現上述四方面原因不是偶然的，與目前的審核員管理制度有一定關系。

        1．審核員的注冊考核只偏重標準條款的內容，而對申請注冊人的語文水平、文字水平不考核。審核員的錄用單位也只審查審核員的注冊資格，對語言表達能力。文字書寫能力不考核，這就造成以記錄為主要工作手段的行業(yè)，把關無門，放任自流，使得少數語文水平、書寫水平明顯不滿足要求的人員進人了審核員的隊伍。

        2．審核員對標準的學習偏重于條款的文字解釋，而對如何以標準條款進行審核取證的能力缺乏培訓及考核。這造成少數審核員只熟悉條款內容而不熟悉如何取證。

        3．由于少數審核員專業(yè)知識明顯不足，審核員的專業(yè)資格與其實際專業(yè)知識水平相差較大，造成審核過程中專業(yè)內容的記錄粗糙、淡化、淺薄甚至錯誤。

        4．未將記錄水平列入審核員業(yè)績考核的重要方面。記錄好壞，對審核員的工作開展及晉升無明顯影響，因此少數審核員忽視審核記錄，不重視提高記錄水平，敷衍了事，錯誤百出，屢錯不改，并不以為然。

　　為了提高認證審核的可信性，提高審核的可靠性，認證界應十分關注審核記錄的品質，認證界應形成一種自上而下普遍重視記錄水平，認真作好記錄的優(yōu)良行業(yè)作風，形成并保持認真記錄的良好傳統(tǒng)。在審核員注冊、錄用、考核、培訓等管理制度的各個環(huán)節(jié)，應確保審核員有符合要求的記錄能力，這是認證界必須具備的行業(yè)技能，我們應為此而不懈努力。