持續(xù)改進(jìn)是一個組織積極尋找改進(jìn)的機會,努力提高有效性和效率的重要手段,確保不斷增強組織的競爭力,使顧客滿意。這是組織的各級管理者的永恒的目標(biāo),也是組織的一個永恒的主題。
為了能有效地開展持續(xù)改進(jìn),首先必須加強各層次人員,特別是管理層的質(zhì)量意識,問題意識和改進(jìn)意識;以追求更高的過程效率和有效性為目標(biāo);主動尋求改進(jìn)的機會,確定改進(jìn)項目,而不是等到出了問題再揭示改進(jìn)的需要。同時,還應(yīng)貫徹分清輕重緩急、實施循序漸進(jìn)的原則,對持續(xù)改進(jìn)實施有序的管理,包括:質(zhì)量改進(jìn)的組織、計劃、實施、評價和確認(rèn)。在取得改進(jìn)成果的基礎(chǔ)上,通過PDCA循環(huán),應(yīng)再選擇和實施新的質(zhì)量改進(jìn)項目,根據(jù)新的改進(jìn)目標(biāo)持續(xù)進(jìn)行質(zhì)量改進(jìn)。
組織貫徹“持續(xù)改進(jìn)”的原則應(yīng)采取的措施
(1)組織的最高管理者應(yīng)負(fù)責(zé)和領(lǐng)導(dǎo)持續(xù)開展質(zhì)量改進(jìn)工作,在組織內(nèi)部創(chuàng)造一個持續(xù)改進(jìn)的工作環(huán)境。各級管理者必須以身作則,加強質(zhì)量改進(jìn)的領(lǐng)導(dǎo),圍繞組織的質(zhì)量目標(biāo)制訂本部門及個人持續(xù)改進(jìn)的目標(biāo)。領(lǐng)導(dǎo)是決定組織能否持續(xù)開展質(zhì)量改進(jìn)的關(guān)鍵的少數(shù),只有各級管理者的親自領(lǐng)導(dǎo),才能促進(jìn)每個員工努力投入改進(jìn)之中,以確保提高質(zhì)量管理體系所有過程的效率和有效性。
(2)組織的最高管理者應(yīng)將持續(xù)改進(jìn)作為企業(yè)文化,加強宣傳持續(xù)改進(jìn)的重要性和必要性,建立激勵機制,鼓勵全體員工積極參與質(zhì)量改進(jìn),努力改變?nèi)藗円蜓嘏f、固步自封的傳統(tǒng)觀念,樹立起不滿足于現(xiàn)狀、積極進(jìn)取的理念,使人人參與質(zhì)量改進(jìn)蔚然成風(fēng)。
(3)定期評價和分析質(zhì)量管理體系各個過程所存在的問題和薄弱環(huán)節(jié),識別潛在的改進(jìn)領(lǐng)域,確定質(zhì)量改進(jìn)項目,以便有計劃、有針對性地開展質(zhì)量改進(jìn)。
(4)組織的持續(xù)改進(jìn)應(yīng)與預(yù)防措施和糾正措施結(jié)合起來。預(yù)防措施和糾正措施都是為消除問題的原因而采取的措施,以防止問題的發(fā)生或類似問題重復(fù)發(fā)生,起著改善組織的過程的作用。當(dāng)然,在持續(xù)改進(jìn)中要特別預(yù)防各種不合格或不希望的情況的發(fā)生。有些組織把零缺陷作為持續(xù)改進(jìn)的目標(biāo),按照PDCA循環(huán),分階段有步驟地制訂計劃、組織實施、加強檢查、采取措施,取得改進(jìn)的成果后予以承認(rèn)和推廣,并在新的水平上實施有效的控制,然后建立新的改進(jìn)目標(biāo)。也有的組織提出以現(xiàn)有的質(zhì)量損失減少50%作為每年的質(zhì)量目標(biāo),以此作為各部門制訂部門目標(biāo)的依據(jù),相應(yīng)確定質(zhì)量改進(jìn)項目和落實實施。雖然各個組織建立持續(xù)開展質(zhì)量改進(jìn)的目標(biāo)和實施方法有所不同,但始終遵循持續(xù)改進(jìn)的原則,堅持PDCA循環(huán),不斷改進(jìn)過程質(zhì)量,提高組織的效率和有效性是值得提倡的。
(5)組織的各級管理者為各層次人員掌握改進(jìn)的方法提供必要的培訓(xùn)。特別是用于改進(jìn)的工具和技術(shù)的應(yīng)用,如數(shù)據(jù)收集和分析、因果圖、流程圖、控制圖、排列圖、直方圖等統(tǒng)計技術(shù),有助于準(zhǔn)確確定質(zhì)量改進(jìn)項目和取得質(zhì)量改進(jìn)的預(yù)期效果。
(6)組織應(yīng)建立質(zhì)量改進(jìn)測量和評價系統(tǒng),以便對改進(jìn)機會識別、診斷和對質(zhì)量改進(jìn)效果的評定。質(zhì)量改進(jìn)的測量系統(tǒng)應(yīng)適合本組織的產(chǎn)品、生產(chǎn)和經(jīng)營的特點,一般可包括與顧客滿意、過程效率和社會損失有關(guān)的質(zhì)量損失。通過測量和評價,控制和改善質(zhì)量改進(jìn)過程。
(7)在采取改進(jìn)措施時,應(yīng)尊重事實重視數(shù)據(jù)。為了取得改進(jìn)的效果,必須建立在數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上,而不能是想當(dāng)然、猜測和估計。我們應(yīng)利用充分的數(shù)據(jù)使問題的使之浮出水面,在這里我們應(yīng)在整個組織內(nèi)大力提倡“三現(xiàn)主義”(現(xiàn)場、現(xiàn)實和現(xiàn)物)反對“KKD”(日語發(fā)音的第一字母,經(jīng)驗、猜想和膽量)。改進(jìn)措施必須清晰明確的指出做什么、為什么做、誰來做、何時、何地、如何做。我們應(yīng)牢記,用模糊的辦法來解決模糊的問題只能帶來浪費和官僚主義。
貫徹本原則所產(chǎn)生的效果
(1)促進(jìn)組織的各級人員積極參與持續(xù)改進(jìn)。
(2)對改進(jìn)的機會能靈活地作出快速的反應(yīng)。
(3)通過持續(xù)改進(jìn),有效地改善組織的能力來增強市場競爭的優(yōu)勢。