對質(zhì)量記錄表式的設(shè)計有以下要求:
1)與程序文件和作業(yè)文件的編制同步進(jìn)行
質(zhì)量記錄往往是程序文件和作業(yè)文件的附錄,也就是說在編寫程序文件和作業(yè)文件時,應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求和質(zhì)量管理的需要,確定應(yīng)有哪些質(zhì)量記錄,同時對記錄的內(nèi)容加以系統(tǒng)考慮。
2)具有可追溯性
質(zhì)量記錄應(yīng)具有唯一性的標(biāo)識,為便于歸檔和檢索,質(zhì)量記錄應(yīng)具有分類號和流水號。
質(zhì)量記錄中必須表明合同(或生產(chǎn)指令)號、產(chǎn)品型號(或圖號)、時間、地點(diǎn)、記錄人。只有達(dá)到以上要求質(zhì)量記錄才具有完全的可追溯性。
3)欄目設(shè)置合理
質(zhì)量記錄表式中的欄目既要滿足質(zhì)量管理要求,做到適用,又要力求簡化,以降低成本。這就需要仔細(xì)琢磨,做到欄目不多不少。欄目還應(yīng)適應(yīng)多種情況,以減少表格數(shù)量。
4)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
質(zhì)量記錄表式宜標(biāo)準(zhǔn)化,這樣便于實施規(guī)范化的管理,既便于填寫又便于統(tǒng)計和分析。
5)考慮多種表現(xiàn)形式
除文字表式外,還可以用樣品、照片、音像制品、磁盤、光盤 等形式,隨著電腦的普及應(yīng)用,采用多媒體技術(shù)的復(fù)合記錄將有廣闊的發(fā)展前景,因其不僅圖文并茂、聲像俱全、直觀形象、更加生動,且特別便于大量信息的存貯。
因此,在策劃采用何種記錄形式時,應(yīng)根據(jù)需要與可能,不限于文字表式,采用適當(dāng)?shù)男问揭垣@得最佳效果。