原始記錄的“重復”與“再現(xiàn)”
上述準則及標準中關于檢驗記錄具有“重復”和“再現(xiàn)”作用的概念已被普遍接受,但其實我們應該知道,這只是一種理論上的理想狀態(tài),F(xiàn)實中,正如同上述案例中的情況,在面對事后的質(zhì)疑和追究,僅憑存檔的檢驗記錄資料能否實現(xiàn)真正意義上的“重復”和“再現(xiàn)”?——而真實的情況卻是,如若不是后來因有了其他證據(jù)的話,當事的檢驗人員和檢驗機構還不知如何能夠解脫。
我們知道,檢驗記錄中的信息均基于樣品、并源于樣品,當(事后)樣品狀態(tài)已改變或樣品已滅失,或者說如果脫離了樣品實物,真正意義上的“重復”和“再現(xiàn)”其實是不可能實現(xiàn)的。這也就是為何在抽樣時(如監(jiān)督抽查)有抽取備樣的要求、對檢驗結果有異議時須使用備樣復檢的真正原因所在。因只有借助于樣品實物,才能真正實現(xiàn)對檢測活動的重復和再現(xiàn),才能驗證其檢測結果的真實與準確。
所以,所謂原始記錄的重復和再現(xiàn)作用,其實只是、也只能是一個相對的概念,而且還必須基于信息真實性這一前提。
劃改的“普適性”和“唯一性”按照有關準則和標準的規(guī)定,當記錄中發(fā)生誤記時,應以劃改的方式予以更正。然而,現(xiàn)實工作中很可能會遇到這樣一種情況:即發(fā)生誤記的檢驗觀測指標的正、誤兩個數(shù)值所導出的恰好是兩個不同或相反的檢驗結果或結論。那么,這樣的情形下,采用直接在記錄上劃改進行更正的方式是否妥當?——從此典型特例,我們可以比較容易地發(fā)現(xiàn)其中存在的風險和隱患,但對于本就應嚴謹而規(guī)范的檢驗機構來說,潛在的風險隱患其實并不僅限于類似這樣的特定情況。
因此,在對此準則和標準條款的理解上,我們應該避免偏執(zhí)和教條,雖然其中也并未明確對誤記信息更正的其它方式,但更具合理性的理解應該是,當誤記信息適于直接在記錄上更正時,應采取劃改的方法進行。但在某些情況下,如當誤記和更正后的兩個數(shù)據(jù)所導出的是兩個不同或相反結果時(應不僅限于此),則不能采用直接劃改的方式。
因此,并非記錄中的所有信息均適用于(直接)劃改,劃改也并非普遍適用。
對記錄信息更改規(guī)定的完善為了合理而有效地規(guī)避和降低風險,免除不必要的麻煩,同時進一步提高檢驗記錄的規(guī)范程度和工作質(zhì)量,檢驗機構應該在全面深入地理解掌握有關準則和標準的基礎上,針對并結合自身現(xiàn)實情況和管理需要,對現(xiàn)行體系文件進行查缺補漏和修改完善。
在檢驗原始記錄中,通常包含有樣品(標識)信息、觀測結果、方法步驟、導出過程和判定結論等多種信息,而這些信息對檢測結果和判定結論的關聯(lián)及影響程度也都不盡相同。因此,檢驗機構首先應依此對檢驗記錄中的信息進行識別和分類。
一般情況下,如檢測觀測值等對于檢驗結果和判定結論有直接影響的第一手數(shù)據(jù),尤其是當正、誤信息存在本質(zhì)區(qū)別(如不屬同類的樣品名稱、不同的檢驗依據(jù)、對應不同要求的樣品等級和規(guī)格型號、不相一致的結果結論等)、或可能導致不同(或相反)結果和不同的理解時,誤記信息就不得以劃改方式更正。換句話說,(直接)劃改只適用于不影響檢測結果和結論、或不致引起不同理解和發(fā)生歧義的信息,如某些樣品信息、檢驗過程步驟、計算過程的中間數(shù)值等。 既然某些情況下和某些誤記信息不適用直接劃改,那么對誤記信息的更改顯然就不應僅只限于劃改一種方式。此時,檢驗人員就應該對檢驗記錄進行重新整理。應該強調(diào)的是,檢驗原始記錄的重新整理必須遵循“當時進行”的原則。 另外,檢驗記錄的規(guī)范和整潔程度,也代表著檢驗機構的形象,更體現(xiàn)了檢驗人員的工作態(tài)度與工作質(zhì)量。因此,檢驗機構應本著嚴格要求和持續(xù)改進的態(tài)度和精神,對(同一份)記錄中允許出現(xiàn)的錯誤信息更改次數(shù)做出限制規(guī)定,要求檢驗人員在記錄錯誤信息數(shù)量超過規(guī)定時,應對檢驗記錄重新進行整理。
按照準則及標準規(guī)定,檢驗信息應在檢驗發(fā)生的當時進行記錄,不允許事后補記或追記,錯誤信息的更改也應該在發(fā)生的當時進行。因此,這里所討論的更改不適用于檢驗已結束和報告已發(fā)放的存檔記錄。 檢驗記錄的更改應遵循“誰出錯,誰更正”的原則,由記錄者本人實施,不得由他人代替。雖然工作中難免出錯,但不出和少出差錯,是檢驗人員的當然責任,也是檢驗工作質(zhì)量控制的原則要求。
劃改的“普適性”和“唯一性”
對記錄信息更改規(guī)定的完善