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認(rèn)識(shí)作業(yè)指導(dǎo)書
幾個(gè)認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)：
01.作業(yè)指導(dǎo)書是無(wú)用的？
有人認(rèn)為我從事這項(xiàng)工作已經(jīng)很多年了，作業(yè)步驟已可以倒背如流了，甚至閉著眼睛也能把它做好。
實(shí)質(zhì)上這是把作業(yè)指導(dǎo)書僅理解為純粹的操作流程，實(shí)際上除此以外作業(yè)指導(dǎo)書還應(yīng)包括更重要的內(nèi)容，如作業(yè)的要求、產(chǎn)品接收與判定的準(zhǔn)則等。
有人認(rèn)為作業(yè)指導(dǎo)書束縛了員工的手腳，難以發(fā)揮其創(chuàng)造性。
實(shí)質(zhì)上這是將作業(yè)指導(dǎo)書當(dāng)作一成不變的真理，很多情況下操作人員可以就作業(yè)指導(dǎo)書的修改、糾正和預(yù)防措施的制定等提出自己的意見，從而發(fā)揮他們的創(chuàng)造性和工作積極性。
02.越多越好還是越少越好？
ISO9001中指出“如果沒有形成文件的程序就不能保證質(zhì)量時(shí)，則應(yīng)對(duì)生產(chǎn)、安裝和服務(wù)的方法制定形成文件的程序”，對(duì)程序文件如此，作業(yè)指導(dǎo)書同樣也是如此，太多的文件會(huì)把你壓垮。
有些組織為了使文件的數(shù)量盡可能減少，以利于文件的管理，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)中，沒有具體數(shù)量規(guī)定的作業(yè)指導(dǎo)書(程序文件則因標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定了應(yīng)當(dāng)制定的程序而不可能減少)提出盡可能不編，這就使很多重要的、必不可少的文件也沒有制定，從而使許多影響質(zhì)量的因素未能加以控制。
03.工作標(biāo)準(zhǔn)就是作業(yè)指導(dǎo)書？
有的組織認(rèn)為很多崗位已有工作標(biāo)準(zhǔn),沒必要制訂作業(yè)指導(dǎo)書。
其實(shí)，工作標(biāo)準(zhǔn)不同于作業(yè)指導(dǎo)書，它是針對(duì)工作的責(zé)任、權(quán)利、范圍、質(zhì)量要求、程序、效果、檢查方法、考核與獎(jiǎng)懲辦法等方面所制定的標(biāo)準(zhǔn)。它與作業(yè)指導(dǎo)書可能有相同之處，但其強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容有區(qū)別，并不是所有的作業(yè)指導(dǎo)書都需要規(guī)定職責(zé)、權(quán)限、考核與獎(jiǎng)懲等內(nèi)容；反過(guò)來(lái)作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)有的條件和標(biāo)準(zhǔn)在工作標(biāo)準(zhǔn)中卻不一定有。需要說(shuō)明的是，目前工作標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展趨勢(shì)之一是將工作標(biāo)準(zhǔn)與作業(yè)指導(dǎo)書、程序文件有機(jī)地結(jié)合為一體。
還有一個(gè)問題就是標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于分散。作業(yè)指導(dǎo)書可以將散落的各類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)納整理。
04.操作按步驟詳細(xì)地描述下來(lái)就是作業(yè)指導(dǎo)書？
太多的人認(rèn)為為與ISO9000一致，公司應(yīng)提供完成日常任務(wù)的書面文件，生產(chǎn)過(guò)程的每一個(gè)階段都必須文件化，從而使雇員們陷進(jìn)了把已經(jīng)十分熟悉的操作的每一個(gè)細(xì)小步驟描述下來(lái)的泥潭。但這些逐步展開的作業(yè)指導(dǎo)書又怎么樣呢?
我們經(jīng)常可以發(fā)現(xiàn)這樣的話︰“通過(guò)撥動(dòng)計(jì)算機(jī)左后方的肘節(jié)開關(guān)打計(jì)算機(jī)直到屏幕上出現(xiàn)“綠光”或“立即輸入口令”。這種指導(dǎo)書不僅無(wú)用，也是不必要的.
詳細(xì)的作業(yè)步驟必須文件化嗎?是的，它們可能應(yīng)該的，但有些卻不是必須的。辦公設(shè)備的操作、程序中已經(jīng)有詳細(xì)說(shuō)明的等情況不用重復(fù)寫。
05.程序與作業(yè)指導(dǎo)書有什么區(qū)別？
a.功能：
作業(yè)指導(dǎo)書:
·程序中的某個(gè)環(huán)節(jié)
·強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)和方法、標(biāo)準(zhǔn)
程序：
·涉及多崗位、多部門、多環(huán)節(jié)
·過(guò)程的順序和相互作用
·強(qiáng)調(diào)職能、協(xié)調(diào)工作
b.內(nèi)容：
作業(yè)指導(dǎo)書:
·對(duì)程序的補(bǔ)充
·強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)、具體方法、標(biāo)準(zhǔn)
·具有可操作性
程序：
·強(qiáng)調(diào)職責(zé)、流程
·統(tǒng)一解釋
06.作業(yè)指導(dǎo)書的定義
作業(yè)指導(dǎo)書是用以指導(dǎo)某個(gè)具體過(guò)程，事物形成的技術(shù)性細(xì)節(jié)描述的可操作性文件。常用的作業(yè)指導(dǎo)書、工作細(xì)則、標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)規(guī)范通常應(yīng)包含的內(nèi)容。
作業(yè)指導(dǎo)書是針對(duì)某個(gè)部門內(nèi)部或某個(gè)崗位的作業(yè)活動(dòng)的文件，側(cè)重描述如何進(jìn)行操作，是對(duì)程序文件的補(bǔ)充或具體化。對(duì)這類文件有不同的具體名稱，如工作指令、操作規(guī)程等。
07.作業(yè)指導(dǎo)書的作用
a、作業(yè)指導(dǎo)書是指導(dǎo)保證過(guò)程質(zhì)量的最基礎(chǔ)的文件和為開展純技術(shù)性質(zhì)量活動(dòng)提供指導(dǎo)。
b、作業(yè)指導(dǎo)書是質(zhì)量體系程序文件的支持性文件。
作業(yè)指導(dǎo)書的作用說(shuō)通俗點(diǎn)∶
a、積累經(jīng)驗(yàn)，并把經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)記錄下來(lái)，以防流失。
b、新員工可以快速掌握操作要領(lǐng)。
c、最有效的管理工具和生產(chǎn)資料。
d、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的操作.
e、工作質(zhì)量檢測(cè)和追溯的依據(jù)。
作業(yè)指導(dǎo)書的種類
a、按發(fā)布形式可分為:
書面作業(yè)指導(dǎo)書、口述作業(yè)指導(dǎo)書.
b、按內(nèi)容可分為:
·用于施工、操作、檢驗(yàn)、安裝等具體過(guò)程的作業(yè)指導(dǎo)書。
·用于指導(dǎo)具體管理工作的各種工作細(xì)則、計(jì)劃和規(guī)章制度等。
·用于指導(dǎo)自動(dòng)化程度高而操作相對(duì)獨(dú)立的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范。
作業(yè)指導(dǎo)書的編寫
01.作業(yè)指導(dǎo)書的編寫原則
a.確定性
作業(yè)指導(dǎo)書的重點(diǎn)內(nèi)容應(yīng)該是解決如何作業(yè)的問題，應(yīng)列出具體操作的詳細(xì)過(guò)程，包括每一步驟所使用的材料（筆、紙等辦公用品就不要寫了，下同)、儀器設(shè)備以及過(guò)程作業(yè)的結(jié)果和判定標(biāo)準(zhǔn)等。
b、實(shí)用性
作業(yè)指導(dǎo)書的內(nèi)容和形式應(yīng)以實(shí)用為原則，盡量簡(jiǎn)潔、易懂，而且要符合文件控制的要求。以文字?jǐn)⑹鲎鳂I(yè)過(guò)程時(shí)，應(yīng)選擇通俗易懂的語(yǔ)句來(lái)表達(dá)，方便各個(gè)層次人員的理解和領(lǐng)悟。同時(shí)盡量多采用圖表、圖示、流程圖和照片等形式，或圖文并茂，更容易為使用者接受。
c.必要性
沒有必要每個(gè)崗位每個(gè)活動(dòng)都必須有作業(yè)指導(dǎo)書，應(yīng)該充分考慮活動(dòng)的復(fù)雜性、事實(shí)活動(dòng)的方式、完成活動(dòng)所需的技能、人員和資源要求等，以便確定最能適合組織運(yùn)作需要的作業(yè)指導(dǎo)書。
d、協(xié)調(diào)性
煽寫作業(yè)指導(dǎo)書時(shí)，應(yīng)認(rèn)真分析現(xiàn)有文件的特點(diǎn)和適用性，以相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)技術(shù)文件作為編寫依據(jù)，同時(shí)也應(yīng)注意作業(yè)指導(dǎo)書的內(nèi)容并非一定要限制在所依據(jù)的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)要求的范圍之內(nèi)，還可以包括對(duì)其他業(yè)務(wù)活動(dòng)的控制要求。
02.作業(yè)指導(dǎo)書的編寫要求
最基本要求
a、內(nèi)容應(yīng)滿足:5W1H原則
where :即在哪里使用此作業(yè)指導(dǎo)書。
Who : 什么樣的人使用該作業(yè)指導(dǎo)書。
What:此項(xiàng)作業(yè)的名稱及內(nèi)容是什么。
Why :此項(xiàng)作業(yè)的目的是干什么。
When : 什么時(shí)候使用該作業(yè)指導(dǎo)書。
How:如何按步驟完成作業(yè)。
b、格式要求︰
基本框架
目的:本作業(yè)指導(dǎo)書是用來(lái)做什么的
范圍:適用于哪些人，哪些工作
職責(zé):涉及哪些崗位，這些崗位在本次工作中的各自承擔(dān)的任務(wù)或功能
術(shù)語(yǔ)︰如有必要
步驟:—步一步怎么做這個(gè)工作的，應(yīng)達(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)。意外情況（不正常情況下的操作）
c、文字要求:
作業(yè)指導(dǎo)書用于具體指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)或管理工作，其結(jié)構(gòu)和形式完全取決于作業(yè)的性質(zhì)和復(fù)雜程度，不像質(zhì)量手冊(cè)和程序文件那么單一，不必也不可能采用統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)和形式。因而根據(jù)其應(yīng)當(dāng)包括的內(nèi)容可以全部用文字描述，也可以用圖表來(lái)表示，或兩者結(jié)合起來(lái)使用。
描述簡(jiǎn)單、實(shí)際就好。客觀陳述，條理清淅就好。不需要復(fù)雜的描述方法，修辭手法。
03.作業(yè)指導(dǎo)書的編寫
·由實(shí)際操作人員編寫
·編寫之前、之后可以展開討論
·寫你該做的
·做你所寫的
·記你所做的
·實(shí)際、簡(jiǎn)明扼要、便于理解
·保持一致性
·明確目的:用來(lái)做什么的
·明確范圍:適用于哪些人，哪些工作
·明確職責(zé)︰涉及哪些崗位，這些崗位在本次工作中的各自承擔(dān)的任務(wù)或功能
·明確術(shù)語(yǔ):一些專業(yè)用語(yǔ)（如果有)
工作步驟幾種寫法
a.按時(shí)間順序∶什么時(shí)間做什么（按時(shí)間鐘順序)
b.按流程順序∶先做什么，后做什么
c.按崗位順序（和流程順序雷同）﹔先是哪個(gè)崗位做什么，接下來(lái)哪個(gè)崗位做什么。
以上幾種穿插編寫。
工作步驟描述注意事項(xiàng):
A、如果涉及到了操作標(biāo)準(zhǔn)，都要列明標(biāo)準(zhǔn)。
比如填開貨單，每張貨單的錯(cuò)誤不能超過(guò)兩處，超過(guò)要作廢。
B.5W1H原則要交待清楚
where :即在哪里做。
Who:是誰(shuí)做?
What:做什么?
Why :為什么做(標(biāo)準(zhǔn))。
When:什么時(shí)候做。
How :怎么做（詳細(xì)過(guò)程，操作方法)
要考慮意外情況的應(yīng)急處置。
比如設(shè)備突然失效，比如人員不在崗，比如收錯(cuò)了錢，比如貨單填寫錯(cuò)誤，但航班已離港，怎么辦?寫清楚，這是非常重要的經(jīng)驗(yàn)，也是作業(yè)指導(dǎo)書精髓之—。
交接班要求
交接班時(shí)哪些事情要交待清楚，怎么交待，如何記錄。
相關(guān)質(zhì)量記錄的填寫
每一步驟中如涉及到要填寫工作記錄，必須予以明確說(shuō)明。并在最后附上質(zhì)量記錄的樣本。
特殊的安全要求
04.作業(yè)指導(dǎo)文件的編寫注意事項(xiàng)︰
a、協(xié)調(diào)好作業(yè)指導(dǎo)書和程序文件之間的關(guān)系
作業(yè)指導(dǎo)書的編寫要以程序文件為依據(jù)，程序文件一般都用于管理層，主要規(guī)定實(shí)施某一相活動(dòng)的職責(zé)、范圍和工作步驟等，而工作步驟所涉及到的具體的純技術(shù)性的細(xì)節(jié)則要在作業(yè)指導(dǎo)書中加以細(xì)化和展開，因此，處理好作業(yè)指導(dǎo)書和程序文件之間的接口關(guān)系非常重要。
b、形式多樣而寫法各異
作業(yè)指導(dǎo)書控制的對(duì)象不同就導(dǎo)致作業(yè)指導(dǎo)書的編寫形式和方法不同，因此，在編寫作業(yè)指導(dǎo)書時(shí)，應(yīng)根據(jù)欲控制的對(duì)象，決定控制的內(nèi)容和要求，并選取相應(yīng)的表達(dá)方式,
c、切合實(shí)際并全面控制
作業(yè)指導(dǎo)書是為了指導(dǎo)實(shí)際工作而編寫的，因此要求其內(nèi)容應(yīng)符合實(shí)際運(yùn)行情況，作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)注重全面性，每一項(xiàng)活動(dòng)其實(shí)都可以對(duì)特定事物質(zhì)量的控制、指導(dǎo)和評(píng)價(jià)作用，每一項(xiàng)活動(dòng)其實(shí)都可被視為一個(gè)過(guò)程，過(guò)程必定有輸入和輸出，所以要想使過(guò)程受控，就必須全面分析過(guò)程的輸入和輸出，對(duì)各方面因素進(jìn)行綜合考慮，然后明確對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的要求，這樣編寫出的作業(yè)指導(dǎo)書才具有可操作性。在實(shí)際運(yùn)用當(dāng)中，也會(huì)反映出一些存在的問題和缺陷，應(yīng)根據(jù)實(shí)施情況和活動(dòng)的結(jié)果加以研究分析，對(duì)不適宜的內(nèi)容進(jìn)行修改和完善，從而實(shí)現(xiàn)增值和持續(xù)改進(jìn)。
